Paano mag-draft ng isang permanenteng pamamaraan ng pagpapatakbo

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Pag-format ng isang POP
• Bahagi 2 Sumulat ng isang POP
• Bahagi 3 Ang pagtiyak ng kawastuhan at tagumpay ng isang POP

Ang isang permanenteng pamamaraan ng pagpapatakbo (POP) ay isang dokumento na naglalarawan sa mga hakbang na dapat sundin upang maisagawa ang isang naibigay na gawain. Ang isang umiiral na POP ay kailangang baguhin at mai-update at sa ilang mga kaso kakailanganin mong sumulat ng isang ganap na magkakaibang pamamaraan. Mukhang nakakapagod ito, ngunit sa katunayan ito ay isang katanungan lamang sa paglikha ng isang detalyadong listahan ng tseke.

yugto

Bahagi 1 Pag-format ng isang POP

1. Piliin ang iyong presentasyon. Walang mabuti o masamang paraan upang magsulat ng isang POP. Gayunpaman, maaari mong basahin ang mga POP ng iyong kumpanya upang makakuha ng isang ideya tungkol sa inilapat na presentasyon. Kung maaari mo, gumamit ng isang umiiral na POP bilang isang template, kung hindi man mayroon kang pagpipilian ng mga kahalili.
   • Isang simpleng pagtatanghal na may mga hakbang. Ang pagtatanghal na ito ay angkop para sa maikli, prangka ordinaryong mga pamamaraan na may mahuhulaan na mga resulta sa isang limitadong bilang. Bukod sa mga kinakailangang dokumentasyon at mga panuntunan sa seguridad, ito ay talagang isang bullet list ng mga simpleng pangungusap na nagpapabatid sa mambabasa kung ano ang gagawin.
   • Ang isang hierarchical na pagtatanghal sa mga yugto. Ang presentasyong ito ay ginagamit para sa mga mahabang pamamaraan na naglalaman ng higit sa sampung mga hakbang at nangangailangan ng paggawa ng desisyon, kaalaman sa mga terminolohiya at paglilinaw ng ilang mga puntos. Sa pagsasagawa, ito ay isang listahan na naglalaman ng mga pangunahing hakbang at pangalawang hakbang na nakaayos sa isang partikular na pagkakasunud-sunod.
   • Isang presentasyon sa form ng tsart. Ito ang iyong pinakamahusay na pagpipilian kung ang pamamaraan ay napaka kumplikado na may halos walang limitasyong bilang ng mga posibleng resulta. Gayunpaman, dapat mong gamitin ang presentasyong ito kung sakaling ang mga konklusyon ay hindi mahuhulaan na sistematikong.

2. 
   

   
   
   
   Isipin ang iyong mga mambabasa. Bago isulat ang iyong POP, dapat mong isaalang-alang ang tatlong pangunahing mga kadahilanan.
   • Ang naunang kaalaman ng mga mambabasa. Alam ba nila ang iyong samahan at pamamaraan? Pamilyar ba sila sa terminolohiya? Dapat mong ibagay ang iyong bokabularyo sa kaalaman at karanasan ng iyong mga mambabasa.
   • Ang mga kasanayan sa wika ng iyong mga mambabasa. Naniniwala ka ba na ang isang mambabasa na hindi alam ang mga term na ginagamit mo ay maaaring "mabasa" ang iyong POP? Kung ang tanong na ito ay isang problema, isaalang-alang ang kasama ng ilang mga naitala na mga guhit at diagram.
   • Ang kahalagahan ng iyong tagapakinig. Kung maraming mga nagsasalita na may iba't ibang posisyon ay nagbabasa ng iyong POP nang sabay-sabay, isaalang-alang ang pagdidisenyo ng iyong dokumento sa paraang isang diyalogo ng isang pag-play: ang unang nagsasalita ay nagsasagawa ng isang aksyon, pagkatapos ay pumapasok ang pangalawang tagapagsalita sa mga listahan at iba pa on. Sa ganitong paraan, makikita ng bawat tagapagsalita kung paano ito bumubuo ng gulong kinakailangan para sa wastong paggana ng isang mahusay na may langis na makina.

3. 
   

   
   
   
   Isaalang-alang iyong kasanayan. Sa wakas, ang tanong ay: ikaw ba ang tamang tao na sumulat ng dokumentong ito? Maaari mong makilala ang mga implikasyon ng pamamaraan at mga problema na maaaring lumabas mula sa pagpapatupad nito? Paano mo gagawing ligtas ang pamamaraan? Kung mayroon kang anumang mga pagdududa tungkol sa kung paano sasagutin ang mga katanungang ito, mas mahusay na huwag mong isulat ang dokumento at hayaan ang ibang tao na gawin ito. Ang isang masamang nakasulat o mas masamang POP na may mga error ay magreresulta sa mas mababang produktibo at hahantong sa mga pagkabigo sa organisasyon. Bilang karagdagan, mapapahina nito ang kaligtasan at negatibong epekto sa isang bilang ng mga kadahilanan, mula sa pagkakaisa ng iyong koponan patungo sa kapaligiran. Sa madaling sabi, iwasan ang panganib na isulat ang dokumento.
   • Kung ikaw ay inutusan na isulat ang pamamaraan at pakiramdam na dapat gawin ito, huwag mag-atubiling hilingin ang tulong ng mga nagpapatupad nito sa pang-araw-araw na batayan. Upang mabuo ang iyong POP, dapat mong normal na magsagawa ng mga pakikipanayam sa mga interesado.

4. 
   

   
   Pumili ng isang pinaikling form o isang detalyadong form para sa iyong POP. Maaari kang pumili para sa isang pinaikling form, kung sumulat ka o mag-update ng isang POP para sa mga taong pamilyar sa protocol at terminology at kung sino ang maaaring makuntento sa isang maigsi at insentibo na dokumento, tulad ng isang checklist .
   • Bukod sa pangunahing layunin ng pamamaraan at ang may-katuturang impormasyon, petsa, may-akda, pagkakakilanlan (ID #), atbp, ang iyong dokumento ay magmukhang isang maliit na listahan ng mga hakbang na dapat sundin. Gawin ito kung hindi mo kailangan ng paglilinaw o paglilinaw.

5. 
   

   
   Isaisip ang layunin ng iyong POP. Halata na nasa presensya ka ng isang paulit-ulit na pamamaraan sa aplikasyon sa loob ng iyong kumpanya. Ngunit mayroon bang dahilan na nagbibigay-katwiran sa pagiging kapaki-pakinabang ng iyong POP? Kailangan mo bang igiit ang seguridad? Ano ang mga probisyon para sa pagsunod? Ito ba ay para sa mga layunin ng pagsasanay o ito ay inilaan para sa pang-araw-araw na paggamit? Narito ang ilang mga argumento upang bigyang-katwiran ang pagiging kapaki-pakinabang ng iyong POP sa tagumpay ng iyong koponan:
   • matiyak ang pagsunod sa mga pamantayan;
   • i-maximize ang mga kinakailangan sa produksyon;
   • ginagarantiyahan ang kawalan ng negatibong epekto sa kapaligiran;
   • matiyak ang seguridad;
   • ginagarantiyahan ang paggalang sa mga deadlines;
   • maiwasan ang mga depekto sa pagmamanupaktura;
   • maglingkod bilang isang daluyan ng pagsasanay.
     • Kung mayroon kang isang malinaw na ideya tungkol sa mga elemento na dapat i-highlight sa iyong pamamaraan, maaari mo itong mas madaling isulat sa pamamagitan ng pagbuo nito sa paligid ng mga elementong ito. Pinapayagan ka nitong makita kung gaano kahalaga ang iyong POP.

Bahagi 2 Sumulat ng isang POP

1. 
   

   
   Gumawa ng mga kinakailangang elemento. Sa pangkalahatan at nang malaya ng nilalaman ng pamamaraan mismo, ang isang POP ay may kasamang 4 na elemento.
   • Ang pahina ng pamagat. Kasama sa pahinang ito ang pamagat ng pamamaraan, ang numero ng pagkakakilanlan ng POP, ang petsa ng publikasyon o pagbabago, ang pangalan ng ahensya, dibisyon o sangay na mag-aaplay sa mga POP. ang mga lagda ng mga binuo at naaprubahan ang mga POP. Maaari mong iharap ang impormasyong ito ayon sa nais mo, sa kondisyon na ang iyong pagtatanghal ay malinaw at mababasa.
   • Ang buod. Sa pangkalahatan, ang isang buod ay kapaki-pakinabang para sa napakahabang mga dokumento. Ang papel nito ay upang mapadali ang pagkonsulta sa iyong pamamaraan at magbigay ng isang pangkalahatang-ideya sa mga nilalaman nito.
   • Seguro at kontrol ng kalidad. Ang pamamaraan ay tama lamang kung ito ay makokontrol. Isama ang mga tool at detalye na kinakailangan upang paganahin ang mambabasa upang matiyak na nakamit niya ang ninanais na mga resulta. Maaaring kailanganin mong maglakip ng iba pang mga dokumento, tulad ng mga specimen ng pagsusuri sa pagganap.
   • Mga Sanggunian. Huwag kalimutang isama ang listahan ng mga mahahalagang sanggunian, kabilang ang mga binanggit mo sa iyong pamamaraan. Kung tinukoy mo ang iba pang mga pamamaraan, siguraduhing isama ang kinakailangang impormasyon sa apendiks.
     • Suriin kung ang iyong samahan ay walang protocol na naiiba sa iyong ginamit. Kung may iba pang mga pamamaraan na maaari mong sumangguni, huwag isaalang-alang ang istruktura na iminungkahi dito at sa halip ay magpatibay ng kung mayroon na.

2. 
   

   
   Siguraduhing sakupin ang mga sumusunod na puntos tungkol sa pamamaraan mismo.
   • Ang saklaw at lawak ng pamamaraan. Sa madaling salita, ilarawan ang layunin ng pamamaraan, ang mga limitasyon nito at kung paano ipatupad ito. Isama ang mga kaugnay na pamantayan, mga kinakailangan sa regulasyon, mga tungkulin at responsibilidad pati na rin ang mga item sa pag-input at output.
   • Pamamaraan at pamamaraan. Ito ang katawan ng iyong paksa. Ilista ang lahat ng mga hakbang sa kinakailangang materyal at mga detalye. Iproseso ang mga pagkakasunud-sunod ng pamamaraan at ang mga kadahilanan ng desisyon. Bumuo ng "hypothesis analysis" at mga posibleng pakikipag-ugnayan o mga isyu sa seguridad na may kaugnayan sa layunin ng iyong pamamaraan.
   • Paglilinaw ng terminolohiya. Ipaliwanag ang mga acronym, pagdadaglat at lahat ng mga expression na hindi karaniwang ginagamit.
   • Mga babala na may kaugnayan sa kalusugan at kaligtasan. Magreserba ng isang seksyon para sa mga item na dapat din nabanggit sa kaukulang mga hakbang. Ipareserba ang oras na kinakailangan upang mabuo ang bahaging ito sa isang naaangkop na paraan.
   • Kagamitan at gamit. Gumawa ng isang listahan ng mga kagamitan na kinakailangan, kung kailan gamitin ito, kung saan matatagpuan ito, pamantayan ng kagamitan, at iba pa.
   • Pag-iingat at interbensyon. Ito ay mahalagang seksyon ng pag-aayos. Tukuyin ang posibleng mga pagkakamali at ang mga paraan ng paglunas sa kanila pati na rin ang mga kadahilanan na maaaring makaapekto sa kalidad ng pangwakas na produkto.
     • Tratuhin ang bawat tanong sa isang hiwalay na seksyon, karaniwang minarkahan ng mga numero o titik. Ang pamamaraan na ito ay pinapadali ang konsultasyon at nagbibigay-daan sa iyo upang magkaroon ng isang maigsi at malinaw na ipinakita POP.
     • Ang seksyon na ito ay hindi maaaring maging kumpleto dahil ito ay ang dulo ng iceberg. Ang iyong samahan ay maaaring sabihin sa iyo ng iba pang mga katanungan na sakupin.

3. 
   

   
   Isulat ang iyong POP sa isang maigsi at malinaw na paraan. Marahil, hindi babasahin ng iyong madla ang iyong dokumento para sa libangan. Kaya, maging maigsi at malinaw, kung hindi man ay magkakaroon ng problema ang iyong mga mambabasa na mapanatili ang kanilang pokus upang ganap na basahin ang iyong POP. Sa pangkalahatan, gumamit ng mga pangungusap nang maikli hangga't maaari.
   • Narito ang isang masama halimbawa : "Siguraduhing alisin ang lahat ng alikabok sa mga cell ng hangin bago simulang gamitin ang mga ito. "
   • Narito ang isang mabuti halimbawa : "Alikabok ang mga cell ng bentilasyon bago gamitin. "
   • Sa pangkalahatan, huwag gamitin ang pangalawang taodahil ang mga ito ay mga pangungusap sa kahalagahan. Sumulat sa aktibong tinig at simulan ang iyong mga pangungusap na may mga pandiwa sa pagkilos.

4. 
   

   
   Hilingin sa mga may-katuturang kawani na ipaliwanag kung paano maisagawa ang gawain kung sakaling nangangailangan. Ang huling bagay na nais mong gawin ay ang pagsulat ng isang ganap na hindi tama na POP dahil mapanganib mo ang kaligtasan ng iyong koponan, ang pagiging epektibo nito at mag-aaksaya ka ng oras. Bilang karagdagan, ang iyong mga kasamahan ay magalit, dahil hindi mo mukhang seryoso ang pagtrato sa isyu. Magtanong ng mga katanungan kung mayroon kang! Nais mong gawin ang mga bagay na tama, hindi ba?
   • Siyempre, kapag hindi mo alam ang isang bagay, tanungin ang iyong mga kasamahan ng mga katanungan upang masakop ang lahat ng mga tungkulin at responsibilidad. Ang isang miyembro ng koponan ay maaaring mag-atubiling sundin ang mga pamantayan ng pamamaraan o ang isa pa ay maaaring mababahala lamang sa bahagi ng pagkilos.

5. 
   

   
   Ipasok ang mga diagram at guhit upang hatiin ang iyong e kapag ito ay partikular na siksik. Pinadali ang pagbabasa at pag-unawa sa mga kumplikadong hakbang sa pamamagitan ng pagdaragdag ng isang diagram o sketch. Ginagawa nitong mas madali ang pagbabasa at pinapayagan kang mag-pause bago subukan na maunawaan ang buong tanong. Kaya ang iyong trabaho ay magmumukhang mas kumpleto at mas mahusay na nakasulat.
   • Iwasan ang labis na pag-load ng iyong POP sa mga diagram. Ipasok lamang ang mga ito kapag kinakailangan o kung sinusubukan mong magtrabaho sa isang kahirapan sa wika.

6. 
   

   
   Siguraduhing magsama ng pagbabago sa marka sa bawat pahina. Marahil, ang iyong POP ay bahagi ng isang hanay ng mga pamamaraan at pinapanatili ng iyong samahan ang isang database na naglalaman ng isang katalogo at isang sistema ng sangguniang dokumento. Dahil ang iyong POP ay bahagi ng sistemang ito, kakailanganin mong magtalaga ng ilang uri ng code sa ito para sa madaling pagkilala. At doon ay kapaki-pakinabang ang pagbabago sa marka sa tanong.
   • Dapat kang magtalaga sa bawat pahina ng isang pamagat o numero ng ID (ID #), isang numero ng rebisyon, isang petsa, isang numero ng pahina (pahina 66 ng 666). Sa karamihan ng mga pagtatanghal na kasalukuyang ginagamit, ang impormasyong ito ay inilalagay sa tuktok na kanang sulok ng pahina. Depende sa napili ng iyong samahan, maaaring hindi mo kailangang ipahiwatig ang impormasyong ito sa isang talababa o kabaligtaran.

Bahagi 3 Ang pagtiyak ng kawastuhan at tagumpay ng isang POP

1. 
   

   
   Subukan ang pamamaraan. Kung mag-atubiling mong subukan ang iyong POP, ito ay dahil hindi mo ito isinulat nang may sapat na pangangalaga. Tanungin ang isang may limitadong kaalaman sa bagay o sa isang normal na mambabasa upang ilapat ang iyong POP. Ano ang mga problemang nakatagpo? Kung ang iyong pamamaraan ay flawed, subukang lunasan ito at gawin ang mga kinakailangang pagpapabuti.
   • Ito ay kanais-nais na hilingin sa maraming mga tao na subukan ang iyong POP. Ang iba't ibang mga indibidwal ay magkakaroon ng iba't ibang mga problema, na magpapahintulot sa iyo na magbigay ng maraming kapaki-pakinabang na mga sagot.
   • Siguraduhing sinubukan ang pamamaraan ng isang tao na hindi pa nagpapatupad nito. Ang mga taong nag-apply na ng pamamaraan ay gagamitin nila sariling kaalaman upang maisagawa ang hiniling na gawain sa halip na sundin ang mga hakbang na nakabalangkas sa iyong dokumento.

2. 
   

   
   Hilingin sa mga taong nag-apply ng pamamaraan upang suriin ang iyong dokumento at bigyan ang kanilang opinyon. Sa huli, ang opinyon ng iyong boss ay hindi mahalaga at ito ay ang opinyon ng gumagamit na mahalaga. Kaya, bago ibigay ang iyong dokumento sa iyong mga superyor, ipakita ito sa mga tunay na gumagawa ng gawain. Ano sa palagay mosila ?
   • Ang pagsali sa kanila ay kasangkot sa kanila sa proseso at hikayatin silang tanggapin ang iyong POP. Marahil ay bibigyan ka nila ng magagandang ideya!

3. 
   

   
   Ipasuri sa iyong kawani ang iyong POP at ang koponan na nagtatrabaho sa katiyakan ng kalidad sa iyong kumpanya. Sa sandaling binigyan ng koponan ang berdeng ilaw, ipasa ang dokumento sa iyong kawani. Marahil ay magkakaroon sila ng kaunti upang idagdag sa nilalaman mismo, ngunit susuriin nila ang pagsunod sa mga pamantayan ng pagtatanghal at iguguhit ang iyong pansin sa iyong posibleng oversights. Titiyakin din nila na ang iyong POP ay sumusunod sa protocol at mga kinakailangan para sa pagtanggap nito sa system.
   • Isumite ang iyong POP para sa pag-apruba gamit ang system management system upang matiyak ang pagsubaybay sa mga pag-apruba ng pag-apruba. Ang pamamaraang ito ay nag-iiba mula sa isang samahan patungo sa isa pa. Karaniwan kailangan mong gawin ang mga bagay ayon sa mga alituntunin at mga patakaran.
   • Ang mga lagda ay sapilitan at karamihan sa mga organisasyon ay walang problema sa pagtanggap ng mga pirma sa electronic.

4. 
   

   
   Simulan ang paglalapat ng iyong POP sa lalong madaling panahon na naaprubahan ito. Maaaring mangailangan ito ng pagsasanay para sa mga kawani na kasangkot, tulad ng isang sesyon sa pagsasanay sa site o online na pagsasanay, o simpleng pagpapakita sa buong lugar ng kumpanya. Sa anumang kaso, gawin ang kailangan mong gawin. Nagtrabaho ka para sa kadahilanang iyon. Panahon na upang makilala ng lahat ang iyong merito.
   • Siguraduhing panatilihing napapanahon ang iyong POP. Kung ito ay hindi na ginagamit, i-update ito. Ang dokumento, kumuha ng muling pag-apruba, at muling ibigay ang iyong POP kung kinakailangan, dahil ang kaligtasan, pagiging produktibo, at tagumpay ng iyong koponan ay nakasalalay dito.

• Suriin ang kaliwanagan ng iyong dokumento. Tiyaking ang iyong dokumento ay hindi nagbibigay ng pagtaas sa iba't ibang mga interpretasyon. Ipakita ang pamamaraan sa isang taong hindi alam ang tanong at hilingin sa kanya na ipaliwanag ito sa iyo. Magugulat ka sa resulta.
• Mag-ingat upang maisangkot ang mga stakeholder upang masiguro na ang nakasulat na pamamaraan ay sumasunod sa aktwal na pamamaraan.
• Ipasok ang mga diagram at guhit upang matulungan ang mambabasa na maunawaan ang pamamaraan.
• Ipasuri sa isang tao ang iyong dokumento bago isumite ito para sa pag-apruba.
• Gumamit ng isang simpleng bokabularyo upang maipaliwanag ang mga hakbang.
• Tiyaking tumutugma ang index ng rebisyon sa kasalukuyang bersyon ng dokumento.
• Bago ka magsimula, i-verify na ang pamamaraan na iyong pupuntahan ay walang umiiral na POP. Sa kaso kung saan umiiral ang naturang dokumento, maaari mo lamang itong baguhin. Huwag kalimutan na ilakip ang kinakailangang dokumentasyon sa bagong bersyon ng iyong POP.