Paano sasagutin ang tawag sa telepono ng boss ko

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Pagsasanay sa propesyonal na tuntunin ng kaugalian sa telepono
• Bahagi 2 Pagtalakay sa iyong superbisor
• Bahagi 3 Pagsagot sa isang tawag sa telepono sa labas ng oras ng pagtatrabaho

Ang pagtanggap ng isang tawag sa telepono mula sa iyong boss ay paminsan-minsan ay mapagkukunan ng pagkabalisa, lalo na kung madalas itong kinakabahan at natatalo ka sa iyong tiwala. Ang pinakamahusay na paraan upang sagutin ang mga tawag sa telepono mula sa iyong pinagtatrabahuhan ay ang pagsasanay ng propesyonal na pag-uugali sa telepono sa lahat ng oras at maging laging handa na tanggapin ang mga gawain at sagutin ang mga katanungan na may kaugnayan sa kanilang trabaho.

yugto

Bahagi 1 Pagsasanay sa propesyonal na tuntunin ng kaugalian sa telepono

1. 
   

   
   Kunin ang tawag. Hayaang tumunog ang telepono nang dalawa hanggang tatlong beses bago pumili. Ito ang magbibigay sa kanya ng impression na ikaw ay abala at mahusay na gumaganap. Maingat na kunin ang tawag, bigyan ang impression na hindi ka masyadong abala o hindi ka gumawa ng anuman, naghihintay masyadong mahaba bago gawin ito ay nagpapahiwatig na ang tumatawag ay hindi isang priority para sa iyo.
   • Alalahanin na ilapat ang panuntunang ito sa tuwing ikaw ay nasa isang propesyonal na setting, sinumang tumatawag sa iyo. Huwag gawin ito o huwag ilapat ang mga alituntunin ng kaginhawaan lamang kapag sinubukan ka ng iyong boss na makipag-ugnay sa iyo sa pamamagitan ng telepono, ngunit sa lahat, kasama ang iyong mga kasamahan, customer at supplier, na magiging mas kaaya-aya kung kumilos ka nang naaangkop. Bilang karagdagan, hindi mo maaaring malaman nang panigurado kung tatawag ka sa iyong tagapag-empleyo mula sa ibang linya.

2. 
   

   
   
   
   Batiin siya nang propesyonal. Kapag sumasagot sa telepono, gawin ang pagsisikap na maging propesyonal at kaaya-aya hangga't maaari.Halimbawa, kung tinawag ka ng iyong mga katrabaho o iyong tagapag-empleyo, sabihin mo, "Dito Jean Poisson. Paano ako makakatulong sa iyo? "
   • Kung nagtatrabaho ka sa isang malaking samahan na may maraming departamento, tukuyin ang pangalan ng iyong kagawaran o kagawaran sa iyong pagbati. Sabihin, "Narito Jean Poisson mula sa komersyal na departamento. Ano ang magagawa ko para sa iyo? "
   • Kapag sumasagot ng isang tawag sa telepono mula sa isang linya sa labas, ipasok ang pangalan ng iyong negosyo, kahit na sa palagay mo ay maaaring tumawag ka sa iyong boss. Halimbawa, sabihin, "hello! Narito ang Serbisyo ng ABC, Jean Poisson sa aparato. Paano ako makakatulong sa iyo? "

3. 
   

   
   Palitan ng pagkain o dumura ang iyong chewing gum. Gawin itong pinakamahusay bago kunin ang telepono, ngunit kung hindi mo magawa ito sa oras, tapusin ang pagkilos sa pinaka-maingat at tahimik na paraan na posible. Ang pakikipag-usap sa chewing gum o pagkain sa bibig ay hindi naaangkop at nagbibigay ng isang masamang imahe sa sarili. Mas mahusay na mapagtanto ito ng interlocutor.

4. 
   

   
   
   
   Magsalita nang malinaw at direkta sa mikropono. Makakatulong ito sa iyo na maiwasan ang mga problema sa komunikasyon sa pagitan mo at ng iyong superbisor, na maaaring magdulot ng mga problema sa paglaon. Bilang karagdagan, ang iyong boss ay bigo kung nahihirapan siyang makipag-usap sa iyo dahil sa isang problema sa tunog o mahinang kalidad ng audio.
   • Tandaan din na ngumiti kapag sumasagot at nakikipag-usap sa telepono. Ang karamihan ng mga tumatawag, kasama ang iyong boss, ay malalaman na nakangiti ka sa iyong boses at tono. Magkakaroon ito ng positibong epekto sa iyong boss, lalo na kung nagtatrabaho ka sa isang industriya na may kaugnayan sa mga benta at serbisyo sa customer.

5. 
   

   
   Bigyan mo ito ng lahat ng iyong pansin. Maging maingat kapag nakikipag-usap sa telepono sa iyong boss. Itigil ang lahat ng iyong ginagawa kahit na ito ay isang gawain na ibinigay niya sa iyo nang mas maaga. Maging handa na makinig sa kanyang sasabihin sa iyo.
   • Sa pangkalahatan, iwasang ma-distract ng mga panlabas na kadahilanan kapag nakikipag-usap sa iyong boss. Halimbawa, kung ang isa sa iyong mga kasamahan ay pumapasok sa iyong opisina habang nasa telepono ka, sabihin sa kanya ng isang magalang na kilos na hindi mo siya makausap ngayon.

Bahagi 2 Pagtalakay sa iyong superbisor

1. 
   

   
   Kumuha ng mga tala. Dalhin ang iyong kuwaderno at maging handa na kumuha ng mga tala kapag nakikipag-chat ka sa kanya. Ang paggawa nito ay magpapahintulot sa iyo na maging handa sa anumang oras upang tandaan ang anumang mahalagang impormasyon na nais niyang makipag-usap sa iyo sa panahon ng pag-uusap tulad ng: mga oras, petsa, address o tagubilin para sa isang tiyak na gawain. Papayagan ka nitong isulat ang lahat ng mahahalagang katanungan na nais mong hilingin sa kanya bilang kapalit.
   • Laging tandaan na magkaroon sa iyong desk, sa isang nangungunang drawer o sa isang madaling naa-access na lugar, isang notepad at isang panulat. Ang pagkakaroon ng isang notebook malapit sa iyo ay magpapahintulot sa iyo na mag-record ng mahalagang impormasyon sa bawat oras na kukuha ka ng isang naka-iskedyul o hindi planadong tawag sa telepono.
   • Kung wala kang isang notebook sa kamay, ngunit umupo sa harap ng iyong computer, magbukas ng isang blangko na pahina o dokumento ng Word at gumawa ng mga tala na parang gumagamit ka ng isang kuwaderno. Gayunman, magkaroon ng kamalayan na maaari niyang marinig kang nag-type, kaya't maging maingat at makinig nang mabuti upang hindi siya gaanong magtaka kung ang mga tunog ng iyong keyboard ay may kaugnayan sa iyong pag-uusap.

2. 
   

   
   Manatiling kalmado. Huminga nang malalim at mahinahon nang ilang sandali at uminom ng kaunting tubig kung kinakailangan upang mapalma ka. Madali itong makilala ang isang nababalisa na tao sa telepono, lalo na kung humihinga siya nang husto o may nanginginig at nag-aalangan na tinig. Ang pananatiling kalmado ay makakatulong din sa iyong pakiramdam na mas tiwala at kontrolin ang sitwasyon.
   • Kung alam mo na tatawag ka sa iyo ng iyong employer, palayain ang iyong sarili mula sa pagkabalisa sa pamamagitan ng paglalakad nang kaunti bago matanggap ang iyong tawag. Bumangon ka at maglakad nang kaunti sa iyong opisina o serbisyo, makakatulong ito sa iyo. Siguraduhin lamang na bumalik sa oras para sa tawag.
   • Kung sa tingin mo ang pangangailangan na huminahon kaagad bago o sa panahon ng tawag, huminga ng ilang malalim na paghinga. Huminga nang dahan-dahan hangga't maaari sa pamamagitan ng ilong ng apat hanggang limang segundo. Panatilihin ang iyong paghinga para sa isa pang tatlong segundo, pagkatapos ay huminga nang malumanay para sa isa pang apat hanggang limang segundo. Ang paglanghap ng oxygen ay makakatulong sa iyo na mapawi ang pag-igting at magbibigay-daan sa iyo upang malinis ang iyong ulo.

3. 
   

   
   Magsanay ng aktibong pakikinig sa lahat ng oras. Dahil hindi ka niya nakikipag-usap sa iyo sa mukha, mahalaga na malinaw mong maunawaan ang lahat ng sinasabi niya sa iyo sa telepono. Huwag mag-atubiling hilingin sa kanya na ulitin at ipaliwanag ang mga bagay na hindi mo pa narinig o naunawaan.
   • Sa katunayan, humingi ng paglilinaw o kumpirmahin ang ilang mga detalye mula sa oras-oras, kahit na nauunawaan mo ang kanyang mga tagubilin. Subukan lamang na buod ang iyong mga tagubilin sa iyong sariling mga salita bago mag-hang up. Sa pamamagitan ng pagsasanay ng aktibong pakikinig, ipapakita mo sa kanya na nakikinig ka sa kanya nang buong lakas at propesyonal.

4. 
   

   
   Sagutin mo siya saglit. Huwag lumibot sa bush, dumiretso sa punto at sagutin siya nang diretso. Nagbibigay ito ng impresyon na handa ka nang maayos at pahihintulutan ang iyong boss na ituon ang layunin ng kanyang tawag nang hindi masyadong gulo. Sa karamihan ng mga kaso, abala ang iyong tagapag-empleyo at tinawag ka lang dahil gusto niya ng ilang tukoy na impormasyon mula sa iyo. Maliban kung partikular na hiniling ka niya na ibigay sa kanya ang lahat ng mga detalye, bigyan mo siya ng eksaktong nais niya.
   • Muli, hindi ito nangangahulugan na hindi ka dapat humingi ng paglilinaw kung kinakailangan. Ang iyong tagapag-empleyo ay tiyak na abala, ngunit mas mahusay na gumastos ng 60 segundo nang higit pa sa pagtatanong sa iyong katanungan kaysa sa paggastos ng maraming oras sa pagwawasto ng iyong mga pagkakamali sa iyong boss. Kung mayroon kang maraming mga katanungan na tanungin, ngunit hindi sapat na oras upang magtanong, tanungin ang iyong pinuno kung maaari kang makakuha ng mas malapit sa isang partikular na kasamahan o kumunsulta sa isang nakasulat na dokumento upang mas malaman.

5. 
   

   
   Gumawa ng mga pandiwang nods. Gawin ito sa buong pag-uusap. Ang mga verbal nods ay mga pahayag tulad ng "oo," "sumasang-ayon," "Naiintindihan ko," at "nakikita ko." Lahat sila ay nagpapakita na aktibo kang nakikinig dito.
   • Siyempre, ang mga pandiwang ito ay dapat gawin sa mga angkop na oras sa pag-uusap. Maghintay ng pahinga pagkatapos ng isang tagubilin o paliwanag bago gawin ito.

6. 
   

   
   Magkaroon ng isang positibong saloobin sa buong tawag. Ang pagkakaroon ng isang positibo at dynamic na saloobin ay nagpapakita sa iyong boss na ikaw ay tiwala, may kakayahan at hindi natatakot na harapin ang mga hamon sa pagtatrabaho. Halimbawa, kung tinawag ka niya upang talakayin ang isang problema, kausapin siya tungkol sa mga posibleng solusyon na maipatupad mo.
   • Maging madaling tanggapin hangga't maaari kahit na pinupuna niya ang iyong gawain o saloobin. Tanggapin ang pintas sa pamamagitan ng pagbubuod nito sa iyong sariling mga salita, pagkatapos ay pag-usapan kung paano ito ayusin. Maaari mong matapat na ipahayag ang iyong mga alalahanin tungkol sa paraan sa hinaharap, ngunit maiwasan ang mga dahilan para sa mga nakaraang pagkakamali o problema.
   • Bumuo ng iyong pangungusap gamit ang panghalip na "I" sa halip na "ikaw" kapag nais mong ipahayag ang iyong mga alalahanin o ipaliwanag ang mga nakaraang problema. Papayagan nito ang iyong pinuno na huwag ilagay ang kanyang sarili sa nagtatanggol, upang sagutin ka ng negatibo o sa stroke ng galit. Halimbawa, kung tinawag ka niya upang talakayin sa iyo ang tungkol sa isang gawain na hindi mo natapos sa oras, sabihin, "Nahirapan akong mangalap ng kinakailangang impormasyon" sa halip na sabihin "ikaw ay hindi nagbigay sa akin ng kinakailangang impormasyon sa oras ".

7. 
   

   
   Salamat sa kanya. Tandaan na pasalamatan ang iyong chef sa paglaon ng oras upang tawagan ka. Bagaman siya ang tumawag sa iyo, at hindi sa iba pang paraan, salamat sa kanya sa pagtawag sa iyo ay isang mahusay na paraan upang ipakita sa kanya ang iyong pagpapahalaga sa oras na ibinigay ka niya. Halimbawa, sabihin, "Alam kong mayroon kang isang abalang araw, salamat sa paglaon ng oras upang tawagan ako. "
   • Gawin ito sa tuwing tinawag ka ng iyong superbisor, at lalo na kung ginagawa niya ito upang maipahayag ang isang alalahanin, pintahin ang iyong trabaho, o ipaliwanag ang isang proyekto. Ang layunin ay upang ipakita sa iyo kung gaano ka kasabik upang maisakatuparan ang mga gawain na ibinigay sa iyo, at upang pasalamatan siya sa oras na ibinigay niya sa iyo ay isang paraan ng pagkilala na ang kanyang tawag ay makakatulong sa iyo na gawin ang trabaho nang maayos.

Bahagi 3 Pagsagot sa isang tawag sa telepono sa labas ng oras ng pagtatrabaho

1. 
   

   
   Sagutin ang tawag kung maaari. Kung tinawag ka ng iyong boss pagkatapos ng oras ng trabaho, pumili at pag-usapan sa kanya kung hindi ito makagambala sa iyong iba pang mga priyoridad. Ang paggawa nito ay mas mahalaga kung ikaw ay nasa posisyon na ito nang mas mababa sa anim na buwan.
   • Ang iyong pagpayag na makipag-usap sa iyong boss pagkatapos ng regular na oras ng negosyo ay magpapakita kung gaano ka nakatuon sa iyong negosyo at sa iyong trabaho.
   • Kung hindi mo siya masagot kapag tinawag ka niya, pirmahan mo siya sa lalong madaling panahon. Sa isip, makikinig ka sa tinig na naiwan mo at tumawag kaagad sa lalong madaling panahon. Nakasalalay sa kultura ng kumpanya at likas na katangian ng tawag, dapat mong makuha sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang e-mail o e-mail upang ipaliwanag kung bakit hindi mo maaaring kunin ang kanyang tawag kung hindi mo siya maaaring tawagan.

2. 
   

   
   Suriin ang iyong kultura sa korporasyon. Sa ilang mga kumpanya, hinihiling ng employer ang empleyado na makipag-ugnay sa pamamagitan ng telepono at email, anuman ang oras o araw. Habang ito ay maaaring mukhang hindi patas, kakailanganin mo pa ring tanggapin ito bilang bahagi ng kultura ng iyong kumpanya kung nais mong magpatuloy sa pagtatrabaho dito.
   • Kung hindi mo alam kung anong mga patakaran ang dapat sundin, lumapit sa iyong mga kasamahan. Maaari mong malaman na maaari kang maghintay ng ilang oras bago tumugon o na agad na tumugon ang lahat. Hanapin ang tamang impormasyon at ilapat ito.

3. 
   

   
   Manatiling positibo at kumilos ayon sa sitwasyon. Laging maging magalang at positibo kapag nakikinig sa iyong employer, kahit sa labas ng oras ng trabaho. Iyon ay sinabi, kailangan mong tingnan ang bawat sitwasyon nang paisa-isa bago magpasya kung paano tutugon ito.
   • Halimbawa, kung pinupuna ka ng iyong tagapag-empleyo o binibigyan ka ng mga tagubilin tungkol sa isang trabaho, kumuha ng mga tala sa pag-uusap, ngunit huwag mag-atubiling ipagpatuloy ang iyong labis na propesyonal na mga gawain sa sandaling natapos ang pagtawag. Kung ang gawain na ibinigay sa iyo ay hindi kagyat, maaari mong itabi ito at isakatuparan sa normal na oras ng pagtatrabaho.
   • Sa kabilang banda, kung ito ay isang emerhensiya, dapat mong ilagay ang iyong sarili nang sabay-sabay at lutasin ang problema nang hindi nawawala ang isang segundo, ayon sa kagustuhan ng iyong boss.

4. 
   

   
   Suriin ang kasiyahan sa iyong trabaho. Hindi makatuwirang inaasahan ng iyong boss na magagamit ka ng 24 oras sa isang araw, 7 araw sa isang linggo, Gayunpaman, walang garantiya na ang kanyang mga inaasahan ay magiging makatwiran. Kung regular kang tinawag ka ng iyong boss pagkalipas ng maraming oras at ginagawang hindi ka komportable o nababahala, isiping maghanap ng ibang trabaho.
   • I-off ang iyong cell phone kung alam mong tatawag ang iyong employer pagkatapos ng maraming oras, ngunit maliban kung ikaw ay magkaisa, maaari kang ma-fired kahit kailan. Maaaring bawiin ng iyong boss kung napansin niya na hindi mo sinasagot ang kanyang mga tawag pagkatapos ng oras ng pagtatrabaho o pagpapabalik sa iyo para dito.