Paano magsulat ng isang ulat

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Paghahanda
• Bahagi 2 Ang pagkuha ng mga tala sa pulong
• Bahagi 3 Pagsulat ng mga minuto
• Bahagi 4 Paggamit ng Mga Minuto ng Mga Diskusyon sa Minuto

Napili ka o hinirang bilang kalihim ng iyong komite. Binabati kita! Ngunit, nakakuha ka na ba ng mga tala, naghanda at naka-draft na mga minuto? Naaangkop mo man ang mga patakaran ng isang code ng pamamaraan para sa mga sinadyang pagpupulong, tulad ng Roberts Rules of Order o Morin Code, o nabuo mo ang iyong mga minuto sa iyong sariling paraan, kailangan mong sundin ang ilang mga pamamaraan upang makamit ang kahusayan.

yugto

Bahagi 1 Paghahanda

1. 
   

   
   Pamilyar sa mga pamamaraan ng pagpupulong ng iyong kumpanya. Kung ang sekretarya ay dapat gumawa ng isang pormal na ulat, mas mabuti na magtanong tungkol sa code ng pamamaraan na ilalapat, lalo na Code Morin o iba pa. Sa isang hindi gaanong pormal na setting, alamin kung ano ang isasama sa mga minuto at kung paano ito gagamitin.
   • Bilang isang rapporteur, hindi mo kailangang malaman ang lahat ng mga patakaran ng pamamaraan. Gayunpaman, magiging kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang kopya ng code o hilingin sa pangulo para sa isang tiyak na sagot sa anumang mga katanungan.
   • Pamilyar sa iyong papel. Ang ilang mga rapporteurs ay hindi nakikipag-ugnay nang direkta sa mga debate, habang ang iba ay kumuha ng mga tala habang nakikilahok sa talakayan. Sa alinmang kaso, ang sekretarya ay hindi dapat maglaro ng isa pang mahalagang papel, tulad ng upuan o facilitator.

2. 
   

   
   
   
   Maghanda ng isang modelo. Ang mga minuto ng pulong ay halos magkatulad na nilalaman. Pinapayagan ka ng isang template na i-standardize ang pagtatanghal ng iyong mga minuto para sa madaling pagsusuri. Maaari ka ring mag-download ng mga template ng sample minuto. Payagan ang sapat na puwang para sa hindi bababa sa mga item na nakalista sa ibaba.
   • Ang pangalan ng samahan.
   • Ang uri ng pagpupulong. Mayroon bang regular na taunang o lingguhan na pagpupulong, isang maliit na pagpupulong ng komite, o isang pulong na tinawag para sa isang espesyal na layunin?
   • Ang petsa, oras at lugar. Mag-iwan ng puwang upang maitala ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos ng session.
   • Ang pangalan ng chairman o ang moderator ng pulong at ang pangalan ng kalihim o kahalili.
   • Ang listahan ng kalahok at walang pasubali. Sa katunayan, ito ay ang sheet ng pagdalo. Tandaan kung naabot ang korum, ibig sabihin kung ang bilang ng mga regalo ay ang minimum na kinakailangan upang bumoto.
   • Mag-iwan ng puwang para sa iyong lagda. Bilang isang sekretarya, lagi kang dapat mag-sign sa iyong trabaho. Maaaring kailanganin ang isang karagdagang lagda kapag kailangang maaprubahan ang mga minuto, ngunit nakasalalay ito sa mga pamamaraan ng iyong kumpanya.
   • Order ng araw, kung mayroon man. Kung hindi mo na-draft ang agenda sa iyong sarili, hilingin sa upuan o moderator para sa pagpupulong na bigyan ka ng kopya, na magiging kapaki-pakinabang para sa pag-aayos ng iyong mga tala.

3. 
   

   
   
   
   Magkaroon ng isang notebook o laptop sa iyo. Tiyaking komportable ka sa iyong kagamitan. Kung madalas kang sumulat ng ilang minuto, magkaroon ng isang laptop para sa hangaring ito o lumikha ng isang folder sa iyong computer.
   • Kung inihanda mo ang mga minuto ng isang nakaraang pagpupulong at hindi ito naisumite para sa pag-apruba, siguraduhing hugasan ka rin.
   • Ang isang recorder ng tape ay makakatulong sa iyo na isulat ang ilang minuto, ngunit hindi ito papalitan ng pagkuha ng nota. Kung naitala mo ang mga paglilitis sa panahon ng pulong, tiyaking sumasang-ayon ang lahat. Tumanggi sa tukso na muling likhain ang mga pahayag ng mga kalahok sa salita.
   • Kung natututo ka ng stenograpiya, mas mabilis kang kukuha ng mga tala, ngunit hindi mo na kailangang kopyahin ang lahat ng sinasabi ng mga kalahok na isulat ang iyong mga minuto. Sa katunayan, dapat mong iwasang gawin ito sa paraang iyon.
   • Kung inanyayahan kang kumuha ng mga tala sa publiko, gumamit ng overhead projector o flipchart. Pagsunud-sunurin nang mabuti ang iyong mga tala upang madali mong magamit ang mga ito upang isulat ang mga minuto.

Bahagi 2 Ang pagkuha ng mga tala sa pulong

1. 
   

   
   Ipamahagi ang sheet ng oras. Sa sandaling ang lahat ay nariyan, mag-ikot ng isang sheet o higit pa kung maraming mga kalahok. Gagamitin ito ng lahat upang isulat ang kanilang pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ang listahang ito ay gagamitin upang punan ang seksyon ng mga minuto, na nakalaan upang maitala ang mga pangalan ng mga taong nakibahagi sa pagpupulong. Maaari mo ring ilakip ang sheet mismo sa mga minuto.
   • Kung hindi mo alam ang karamihan sa mga taong naroroon, gumawa ng isang plano sa mesa at punan ito kapag hiniling mo sa lahat na ipakilala ang kanilang sarili. Panatilihing madaling gamitin ang listahan habang kumuha ka ng mga tala, upang maaari mong tawagan ang bawat isa sa pangalan kung kinakailangan.

2. 
   

   
   Punan ang iyong modelo sa maximum. Naghihintay sa pagbubukas ng pulong, ipasok ang pangalan ng samahan, ang petsa at lugar at uri ng pagpupulong, halimbawa "" lingguhang pagpupulong ng lupon ng mga direktor, espesyal na pagpupulong ng komite, atbp. " ". Kapag nagsimula ang pagpupulong, tandaan ang oras.
   • Kung wala kang template, isulat ang impormasyong ito sa simula ng iyong mga tala.
   • Kung ang pagpupulong ay ipinagpupulong para sa isang partikular na layunin o sa isang espesyal na oras, panatilihin ang isang kopya ng paunawa na ipinadala sa mga kalahok. Kailangan mong ilakip ito sa ilang minuto matapos itong maisulat.

3. 
   

   
   Isulat ang resulta ng unang panukala. Karamihan sa mga opisyal na pagpupulong ay nagsisimula sa isang panukala na magpatibay ng pansamantalang agenda. Ang unang hakbang na ito ay magsisilbing halimbawa upang mailarawan ang pamamaraan. Kung ang pagpupulong ay nagsisimula sa ibang panukala, tiyaking naitala mo ang parehong nauugnay na impormasyon.
   • Ang eksaktong e ng paggalaw na nagsisimula sa "Iminungkahi ko". Ito ay karaniwang nangangahulugang "Iminumungkahi ko ang pag-ampon ng paksang ito. "
   • Ang pangalan ng may-akda ng panukala.
   • Ang resulta ng boto. Kung positibo ang boto, isulat ang "motion passed".
   • Kung hindi ka tumpak na magparami ng mahahabang mga panukala, maaari mong hilingin na isumite sila sa sulat. Kung ito ay isang paulit-ulit na problema, hilingin na isama ang kinakailangang ito sa opisyal na pamamaraan para sa mga panukala na lalampas sa isang tiyak na bilang ng mga salita.
   • Kung nabalangkas mo ang agenda, maaari kang maging tagasuporta ng paggalaw, habang ikaw ay sekretarya ng pagpupulong. Ito ay perpekto hangga't mananatili kang layunin dahil hindi kaayon ay isama ang iyong sariling mga pagkilos sa ilang minuto.

4. 
   

   
   I-save ang iba pang mga panukala na ipinakita sa pulong. Sundin nang mabuti ang mga paglilitis, ngunit huwag i-record ang mga ito sa ilang minuto, maliban kung itinuro sa kabilang banda! Kapag iniharap ang isang bagong paggalaw, itala ang may-katuturang impormasyon.
   • Tandaan na ang bawat panukala ay dapat isama ang mga termino ng mungkahi mismo, ang pangalan ng may-akda at ang resulta ng boto.
   • Ang ilang mga panukala ay nangangailangan ng suporta ng isa pang kalahok bago mailagay sa boto. Halimbawa, kung may nagsasabi, "Suportahan ang paggalaw," itala ang pangalan ng taong iyon sa mga minuto bilang co-author ng paggalaw.
   • Kung hindi mo alam ang pangalan ng sponsor ng panukala o kailangan itong makinig muli, mangyaring itigil ang pagpupulong nang magalang at magtanong. Ang tumpak na pag-record ng impormasyon ay mahalaga sapat upang bigyang-katwiran ang bahagyang pagkagambala.
   • Kung ang isang paggalaw ay nabago, muling isulat ang mga salita sa iyong mga tala. Hindi kinakailangang ipahiwatig sa mga minuto na ang panukala ay susugan maliban kung nagkaroon ng kontrobersya tungkol sa susog na nagdulot ng mahabang debate.

5. 
   

   
   Makinig sa paglalahad ng mga ulat at humingi ng mga kopya. Sa tuwing ang isang ulat, ang newsletter o katulad na dokumento ay binabasa nang malakas, itala ang pangalan ng ulat at ang pangalan ng taong nagbabasa nito o ang pangalan ng subcomm Committee na sumulat nito. Kung mayroong isang naka-attach na paggalaw, i-save ito tulad ng gusto mo para sa anumang iba pang paggalaw.
   • Gayunpaman, mas mahusay na makakuha ng isang kopya ng dokumento sa pagtatapos ng pagpupulong. Ipakita ang isang tala sa speaker o upuan upang makuha ang kopya na ito. Pagkaraan nito, ilalagay mo ang isang kopya ng bawat ulat sa ilang minuto matapos itong maisulat.
   • Kung ang kopya ay hindi magagamit, tandaan kung saan iningatan ang orihinal na dokumento. Maaaring kailanganin mong humiling ng impormasyong ito pagkatapos ng pulong.
   • Kung ang isang kalahok ay gumagawa ng isang ulat sa bibig sa halip na magbasa ng isang dokumento, sumulat ng isang buod ng kanilang pahayag. Huwag maglagay ng mga detalye at huwag muling kopyahin ang mga salita ng nagsasalita.

6. 
   

   
   Pansinin ang mga aksyon na kinuha o itinalaga. Kasama dito ang beripikasyon ang pagpapatupad ng mga desisyon ng nakaraang pagpupulong at pagpapatupad ng mga bagong aksyon. May inatasan bang magsulat ng liham? Isulat ang mga pangalan ng mga taong kasangkot at mga aksyon na nauugnay sa kanila.
   • Depende sa antas ng pormalidad ng iyong pulong, marami sa mga pagkilos na ito ay maaaring bahagi ng mga panukala. Para sa mga hindi gaanong pormal na pagpupulong, kakailanganin mong maging maingat sa mga pagpapasyang hindi malinaw na naisaayos.
   • Maikling sabihin ang mga kadahilanan para sa isang desisyon, kung mayroon man.

7. 
   

   
   Itala ang lahat ng mga punto ng pagkakasunud-sunod at mga pamamaraan ng pamamaraan. Sa tuwing ginawa ang isang pagtutol laban sa isang pagpapatuloy, tandaan ang buong pagtutol at prinsipyo kung saan ito batay, pati na rin ang kumpletong desisyon na ibinigay ng Pangulo.
   • Tandaan na isama ang mga sanggunian sa code ng pamamaraan, isinasagawa mo man ang mga batas o protocol ng samahan.

8. 
   

   
   Alamin kung kailan magsulat ng mga buod ng mga talakayan. Kinakailangan lamang na gawin ito kasunod ng isang malinaw na nakasaad na kahilingan. Opisyal, ang isang ulat ay sumasalamin sa kung ano ang nangyari katunayan at hindi kung ano ang nangyari sinabi . Gayunpaman, dapat mong isaalang-alang ang natatanging mga kinakailangan ng iyong samahan.
   • Sa pamamagitan ng pagkuha ng iyong mga tala, magsikap na maging layunin, anuman ang mga kalagayan. Sumulat ng mga kongkretong puntos at hindi damdamin. Paliitin ang paggamit ng adjectives at adverbs. Ang iyong layunin ay magsulat ng isang tuyo, hindi totoo at kung minsan ay walang lasa na dokumento!
   • Ang buod ng mga talakayan ay hindi dapat maging nominatibo. Kaya, iwasang banggitin ang mga pangalan ng mga nagsasalita sa mga debate. Mahalaga ito lalo na, kapag sa isang pinainit na debate, ang isang hindi mapaniniwalaan na nagsasalita ay maaaring makasakit sa mga pakiramdam ng ilan.

9. 
   

   
   Isara sa pagtatapos ng pagpupulong. Pansinin ang oras kung saan naka-iskedyul ang pulong. Tandaan na kunin ang lahat ng mga kopya ng ulat o ipaalala sa mga tao na ipadala ito sa iyo.
   • Suriin ang iyong mga tala upang matiyak na ang lahat ay malinaw at wala kang nakalimutan. Ito ang oras upang tanungin ang iyong mga katanungan bago umalis ang mga kalahok.

Bahagi 3 Pagsulat ng mga minuto

1. 
   

   
   Simulan ang pagsusulat sa lalong madaling panahon. Pinakamabuting ilarawan ang mga minuto kaagad pagkatapos ng pulong, hangga't ang mga kaganapan ay sariwa pa rin sa iyong memorya.

2. 
   

   
   Gumamit ng isang computer upang ma-type ang iyong mga tala sa pagpupulong. Maaaring nagawa mo na ito, kung kinuha mo ang iyong mga tala sa isang computer sa laptop sa session. I-save ang iyong mga tala at magsimula ng isang bagong dokumento. Maaari mong ihambing ang mga ito sa ilang minuto.

3. 
   

   
   Ipakita ang iyong mga tala nang malinaw sa mga talata. Ang bawat bagong paggalaw, bagong pagpapasya o punto ng pagkakasunud-sunod ay dapat gawin sa isang malayang talata. Sa panahon ng operasyon, suriin na:
   • iginagalang mo ang mga patakaran ng spelling at grammar, kahit na gumamit ka ng isang corrector ng spelling kung kinakailangan,
   • ginamit mo ang parehong oras sa buong e, alinman sa nakaraan o sa kasalukuyan, ngunit nang hindi kailanman lumipat mula sa isang oras sa isa pa sa parehong dokumento,
   • layunin mo, sa ibang salita ang iyong opinyon ay hindi dapat lumitaw sa ilang minuto, sapagkat sinusubukan mong lumikha ng isang layunin na dokumento na inilaan para sa lahat,
   • gumamit ka ng isang simple at tumpak na bokabularyo at pinalitan ang hindi malinaw na mga term na may naaangkop na mga salita habang iniiwasan ang paggamit ng mga bulaklak na expression,
   • binanggit mo lamang ang mga pagkilos na ginawa, hindi mga debate, maliban kung hinilingang irekord ang mga ito, dahil dapat kang tumuon sa kung ano ang katunayan at hindi sa kung ano ang nangyari sinabi,
   • iyong binilang ang mga pahina para sa kalinawan.

4. 
   

   
   Ipamahagi ang isang kopya ng draft ng iyong mga minuto sa mga miyembro. Magpadala ng isang kopya sa bawat miyembro gamit ang impormasyon ng contact sa sheet ng oras. Kung wala kang impormasyon sa pakikipag-ugnay, dapat na maiparating ito ng facilitator ng pulong sa iyo.

5. 
   

   
   Pahintulutan ang mga minuto ng pagpupulong. Maaari kang hilingin na basahin ito nang malakas sa susunod na pagpupulong at isumite ito para sa pag-apruba. Kung ang paggalaw ay pinagtibay, tandaan na ang mga minuto ay pinagtibay.
   • Kung susuriin ang ulat bago ito aprubahan, gawin ang mga pagbabago at tala sa dulo ng dokumento na ito ay nabago nang hindi naglalarawan sa mga pagbabagong nagawa.
   • Kung ang isang panukala para sa susog ay ginawa pagkatapos ng pag-apruba ng mga minuto, sabihin ang eksaktong nilalaman ng panukala at ang desisyon sa pag-aampon o pagtanggi nito.

Bahagi 4 Paggamit ng Mga Minuto ng Mga Diskusyon sa Minuto

1. 
   

   
   Bisitahin ang isang site na nag-aalok ng mga sample minuto ng mga pulong. Ang mga template na ito ay magse-save ka ng oras at maiwasan ang mga pagkakamali.

2. 
   

   
   Maglaan ng oras upang suriin ang iyong mga site. Gumamit ng mga posibilidad na inaalok ng bawat isa upang mahanap ang modelo na nababagay sa iyo.
   • Kung kailangan mo ng isang partikular na uri ng modelo, halimbawa ng kasalukuyan o pamantayang modelo, gawin ang iyong pananaliksik at i-download ang napiling modelo sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan na "download" o ang pindutang "gumamit ng template". Siguraduhing i-save ito sa isang madaling lugar na hanapin upang hindi mo ito mawala.

3. 
   

   
   I-access ang file. Ngayon na natapos mo na ang pag-download, i-unzip ang file at buksan ito sa "Microsoft Word" o "Excel". Gamitin ang pinakabagong bersyon ng "Microsoft Word" para sa kadalian at kalidad. Ang pagpapanatiling software na napapanahon ay gawing mas madali para sa iyo habang pinapayagan kang gumamit ng mga bagong tampok.

4. 
   

   
   Idagdag ang logo ng iyong kumpanya at simbolo ng copyright sa header. Alisin ang halimbawang logo mula sa template at siguraduhing basahin ang mga termino ng paggamit ng download site. Hindi mo nais na mahanap ang iyong sarili sa harap ng mga ligal na problema, ikaw?

5. 
   

   
   Baguhin ang pamagat. Sa lugar ng pamagat, i-highlight ang mga salitang "pamagat ng pulong" at ipasok ang aktwal na pamagat ng iyong minuto.

6. 
   

   
   Baguhin ang pagtatanghal ng dokumento (opsyonal). Upang maging mas kaakit-akit ang iyong modelo, maaari mong baguhin ang mga kulay o pumili ng isa pang tema. Ito ay simple: hanapin ang tab na "layout" at mag-click sa seksyong "mga kulay at tema". Sa ganitong paraan, maaari mong baguhin ang hitsura ng iyong modelo at kahit na pumili ng mga kulay na tumutugma sa logo ng iyong kumpanya.

7. 
   

   
   Ipasok ang mga subtitle ng mga seksyon. Dapat mayroong maraming mga patlang na maaari mong punan. Maaaring kailanganin mo ng maraming mga patlang o mas gusto mong baguhin ang e. I-customize ang mga ito ayon sa iyong mga pangangailangan.

8. 
   

   
   I-save ang template sa iyong laptop. Sa gayon, maaari mong gamitin ito sa session upang isulat ang iyong mga minuto. Kung patuloy mong ginagamit ang "Microsoft Office", ang mga bagay ay mas mabilis at madali at magagawa mong sundin ang pulong na may mas maraming samahan at katumpakan kaysa sa dati. Bilang kahalili, maaari mong mai-print ang iyong template upang kumuha ng mga sulat-kamay na mga tala, ngunit tiyaking mayroon kang sapat na puwang upang isulat ang kinakailangang impormasyon.

9. 
   

   
   Suriin ang iyong modelo. Binabati kita! Tapos na ang iyong modelo ng ulat. Ang iyong pagiging produktibo at kawastuhan ay dapat mapagbuti nang malaki ngayon na mayroon kang isang modelo na sundin na makakatulong sa pag-aayos ng iyong mga ideya. Tulad ng anumang proyekto, suriin ang mga detalye ng iyong modelo upang makilala ang hindi tumpak o nawawalang mga item. Sa sandaling maayos ang lahat, maaari mo itong magamit sa iyong susunod na mga pagpupulong.