Paano sasagutin ang telepono habang nasa trabaho

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Kunin ang telepono
• Bahagi 2 Makipag-usap sa telepono

Ang pagproseso ng isang propesyonal na imahe sa trabaho ay mahalaga para sa anumang tagumpay ng propesyonal. Anuman ang kanilang posisyon sa kumpanya, ang pagsagot sa telepono ay isang gawain para sa halos lahat ng mga empleyado. Ang pagsagot nang maayos ay magbibigay-daan sa iyo upang maglagay ng isang positibong tono sa tawag sa telepono, tulungan ang tagapagbalita upang maging komportable at payagan kang tumugon nang madali sa kanyang iba't ibang mga katanungan.

yugto

Bahagi 1 Kunin ang telepono

1. 
   

   
   Sagutin nang mabilis. Ito ay hindi magalang upang panatilihing abala ang mga tao kapag nasa negosyo ka o sa isang propesyonal na setting. Kunin ang handset at sagutin ang tawag bago ang ikatlong singsing.

2. 
   

   
   Ilagay ang handset sa iyong tainga. Mahalaga na sagutin nang mabilis ang telepono, ngunit dapat ka pa ring mapagpasensya upang aktwal na ilagay ang mikropono malapit sa iyong bibig. Huwag simulan ang pakikipag-usap hanggang sa ikaw ay ganap na tiyak na ang handset ng telepono ay natigil sa iyo at sa iyong tainga, upang ang ibang partido ay hindi mawawala ang anumang impormasyon.

3. 
   

   
   
   
   Huminga nang malalim bago sumagot. Magsimula sa pamamagitan ng paghinga nang malalim bago ipakilala ang iyong sarili, sa sandaling ang telepono ay malapit sa iyong bibig. Papayagan ka nitong manatiling kalmado at master ang iyong sarili, na magbibigay-daan sa iyo upang tipunin ang iyong mga isip at magsalita nang mahinahon.

4. 
   

   
   Ipakilala ang iyong sarili at ang iyong negosyo. Kailangan mong tiyakin na tinawag ng iyong kausap ang tamang lugar at tamang tao, kaya mahalaga na sabihin mo sa kanila kung sino ka at kung ano ang iyong negosyo. Siguraduhing tukuyin muna ang pangalan ng kumpanya. Maaari mong isipin ang tungkol sa paglikha ng iyong sariling bahay upang hindi mo na kailangang isipin ang sasabihin kapag ang telepono ay nag-ring at baguhin ito nang bahagya depende sa mga pangyayari.
   • Kung nagtatrabaho ka bilang isang receptionist o operator ng switchboard, mahalaga na mahusay mong mahusay ang pagpapatakbo ng negosyo, dahil ikaw ang isa na kailangang matulungan ang tumatawag upang makuha ang lahat ng impormasyon na kailangan nila. Maaari mo lamang sabihin, "kumusta, narito ang Mga kumpanya ng , Si Joseph sa aparato. Paano ako makakatulong sa iyo? Sa gayon, malalaman ng tagapag-uusap kung sino ang kausap niya at kung ano ang pagkakakilanlan ng iyong kumpanya na magbibigay sa kanya ng pagkakataong ipagpatuloy ang pag-uusap. Kung nagtatrabaho ka bilang isang pribadong sekretarya, tukuyin ang taong nagtatrabaho sa iyo (halimbawa, "opisina ni G. Smith, Joseph sa aparato"), dahil posible na ito ay tiyak na ang talagang iyong hinahanap. sumali
   • Kung ikaw ay bahagi ng isang serbisyo, sabihin sa tao kung ano ang iyong ginagawa upang malaman nila kung anong mga uri ng mga katanungan ang tatanungin. Kilalanin ang iyong sarili sa pagsasabi ng "kumusta, ito ang accounting ni Jessica". Pahintulutan ang apela kung siya ay nakipag-ugnay sa opisina o sa taong nais niya at kung siya ay dapat makipag-usap sa ibang tao.

5. 
   

   
   
   
   Panatilihin ang isang notebook at isang panulat na malapit sa telepono. Papayagan ka nitong mabilis na kumuha ng mga tala kung sakaling iwan ka ng tao o bibigyan ka ng iba pang impormasyon. Iwasan ang pagkakaroon ng iyong kaukulang naghihintay para sa oras upang maghanap ng isang bagay na isusulat.

Bahagi 2 Makipag-usap sa telepono

1. 
   

   
   Ngumiti habang nagsasalita. Kahit na wala kang mabuting kalagayan, ngumiti ka lang at nagpapanggap na ganoon ay makapagpapalagay sa iyong korespondero na masarap ka. Maaari ka ring makatulong sa iyo na mapabuti ang iyong kalooban.

2. 
   

   
   Magsalita nang malinaw at propesyonal. Dahil ikaw ay nasa isang propesyonal na setting, mahalaga na ikaw at ang iyong kaukulang maunawaan ang bawat isa nang malinaw at tumpak. Magsalita nang mahinahon at ipahayag ang iyong mga salita upang sigurado ka na napunta ito nang maayos at naunawaan ito.
   • Iwasan ang paggamit ng mga pamilyar na mga salitang may pahintulot tulad ng "oo," "sigurado," o "nah." Makipag-usap sa kanya sa halip sa pamamagitan ng paggamit ng malinaw na mga salita at parirala tulad ng "oo" at "hindi". Anuman ang impormasyong ipinagpapalit mo sa iyong kausap sa panahon ng diyalogo, iwasan ang anumang pagkalito sa pagitan mo. Huwag kalimutang sabihin ang karaniwang magalang na mga parirala tulad ng "salamat" at "wala", kung mayroon man.
   • Kung nais mong makipag-usap sa taong tiyak na impormasyon tulad ng mga titik o numero ng telepono (tulad ng isang pangalan o numero ng telepono), maaaring makatulong na magkaroon ng isang mahusay na utos ng alpabetong phonetic. Sa ganitong paraan, maiiwasan mong malito ang mga titik na binibigkas halos sa parehong paraan tulad ng "M" at "N", na nag-aaplay ng mga kapaki-pakinabang na tip tulad ng "M tulad ng pagkain".

3. 
   

   
   Makipag-usap nang propesyonal sa kaukulang. Gamitin ang pangalan ng tao ("G. Smith") at hindi ang kanyang unang pangalan, lalo na kung hindi mo kilala ang tagapag-uusap. Huwag kalimutan ang kanyang pangalan at makipag-usap sa kanya sa pamamagitan ng paggamit nito sa panahon ng pag-uusap.
   • Maaari mong naisulat na isulat ang pangalan ng tao sa sandaling sabihin niya sa iyo upang maalala mo ito. Ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang.

4. 
   

   
   Ilipat ang tawag kung kinakailangan. Kung may tumawag sa iyo na magtrabaho, posible na sinusubukan nilang lutasin ang isang tiyak na problema o may mga katanungan na isumite sa isang tiyak na tao. Kung hindi mo talaga alam kung paano sasagutin ang isang katanungan o pag-aalala, huwag subukan na sagutin ito. Sa halip, iminumungkahi na ilipat ang iyong tawag sa isang tao na mas mahusay na makasagot at makakatulong sa iyo. Ipapakita rin sa kanya na mahalaga ka sa kanyang problema at handang tulungan siyang malutas ito.
   • Ang karamihan ng mga desktop phone sa kasalukuyan ay mayroong tampok na call transfer. Alamin kung magagamit ang tampok na ito sa iyong opisina at kung paano ito gumagana. Kung hindi ito ang kaso, kunin ang bilang ng tao na iyong kinatawan ay tatawag at ipasa sa kanya ang impormasyon.
   • Tandaan na maging magalang hangga't maaari sa pamamagitan ng paggawa nito at mag-alok upang ilipat ang tawag. Halimbawa, maaari mong sabihin, "Natatakot akong hindi masagot ang iyong katanungan. Nais mo bang mailipat ko ang iyong tawag kay Jacques, na makakatulong sa iyo nang mas mahusay? "
   • Kung walang magagamit, iminumungkahi na kumuha ka ng isa. Huwag kalimutan na ipasa ito mamaya.

5. 
   

   
   Tapusin ang tawag sa propesyonal. Maaari mong sabihin sa kanya nang malinaw at magalang na ang pag-uusap ay tapos na at maaari niyang hang up sa pamamagitan lamang ng pagsasabi ng "salamat" o "paalam". Hindi dapat magkaroon ng pagkalito tungkol sa kung dapat bang magpatuloy o hindi ang pag-uusap.
   • Hayaan ang iyong sulatin. Mayroon siyang tawag, kaya't hayaan mong makuha niya ang gusto niya nang tumawag siya sa unang lugar at isinara ang pag-uusap. Kung nag-hang ka kahit na hindi siya handa na upang tapusin ang pag-uusap, maaaring bastos o maaari mong hayaang makatakas sa iyo ang mahahalagang impormasyon.