Paano magsulat ng isang ulat sa pag-unlad

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Simulan ang proseso
• Bahagi 2 Pagsulat ng ulat
• Bahagi 3 Pag-iwas sa Mga Karaniwang Pagkakamali

Napakahalaga ng mga ulat sa pag-unlad para sa pamamahala ng isang propesyonal o proyekto sa pang-akademiko. Bilang karagdagan, tutulungan ka nila na mas mahusay na ipaalam sa iyong mga superyor, iyong mga kasamahan o iyong mga customer sa pag-unlad ng proyekto na napagtanto mo. Dapat tukuyin ng iyong ulat ang gawaing nagawa at ang mga hakbang na kailangang gawin upang makumpleto ang proyekto.

yugto

Bahagi 1 Simulan ang proseso

1. 
   

   
   Alamin ang layunin ng iyong ulat. Maaaring hilingin sa iyo ng isang tao na ilarawan ang isang ulat sa pag-unlad sa maraming mga kadahilanan. Malinaw, at sa karamihan ng mga kaso, ito ay upang ipakita ang pag-unlad na ginawa mo sa pagkumpleto ng isang tiyak na proyekto. Gayunpaman, kakailanganin mong isaalang-alang ang iyong layunin nang medyo mas malapit.
   • Ang isang ulat tungkol sa pag-unlad ng isang programa o proyekto ng pananaliksik ay magiging bahagyang naiiba mula sa isang ulat sa isang propesyonal na proyekto. Sa kasong ito, hihilingin sa iyo na magbigay ng impormasyon nang hindi kinakailangang isinasaalang-alang ang iba pang mga elemento tulad ng mga gastos, ngunit hindi ito palaging nangyayari.
   • Ang isang ulat sa isang kliyente ay naiiba sa isang ulat na isinulat para sa isang napakahusay. Sa alinmang kaso, kakailanganin mong isaalang-alang ang mga dahilan sa pagsulat ng iyong ulat.

2. 
   

   
   
   
   Alamin ang iyong pagbabasa. Kapag naitakda mo ang layunin ng iyong ulat, kakailanganin mong piliin ang impormasyong kailangan ng iyong mga mambabasa, upang maisama ito sa iyong e. Ang plano ng pag-unlad ng ulat ay halos pareho, anuman ang ipinakita ng tema. Gayunpaman, kakailanganin mong isaalang-alang ang mga partikularidad ng iyong proyekto.
   • Ano ang mga ugnayan ng iyong mga mambabasa sa proyekto? Ano ang epekto ng proyekto sa kanila? Halimbawa, ang epekto na ito ay naiiba kung ito ay iyong nakahihigit o isang kliyente.
   • Isipin ang magiging desisyon ng mga mambabasa pagkatapos mabasa ang iyong ulat. Halimbawa, maaaring mayroong logistik, financing o deadlines.
   • Alamin kung anong impormasyon ang kailangan ng iyong mga mambabasa na makilahok sa proyekto at mabisang sundin ito. Ano ang mga teknikal na aspeto na kailangang malaman ng iyong mga mambabasa? Nasanay na ba sila sa jargon na ginamit sa aktibidad na pinag-uusapan?

3. 
   

   
   
   
   Maghanap ng pinakamahusay na paraan upang makipag-usap sa iyong madla. Ang pag-unlad na ulat ay hindi lamang isang nakasulat na dokumento na ipinapasa mo sa iyong superbisor o guro. Maaari itong kumuha ng iba't ibang mga form, ayon sa kaso.
   • Ang isang pag-unlad na ulat ay maaaring isang presentasyon sa bibig na ginawa sa isang lingguhan o buwanang pulong ng trabaho.
   • Maaari din itong gawin ang form ng isang email na ipinadala nang regular sa mga kasamahan.
   • Maaari ka ring magpasya na magsulat ng memoir at talakayin ang iyong superbisor.
   • Karaniwan, magsusulat ka ng isang opisyal na ulat para sa isang kliyente o ahensya ng gobyerno.

4. 
   

   
   Suriin sa iyong chef. Maliban kung naisulat mo na ang ganitong uri ng ulat at sa kasong ito alam mo ang lahat tungkol sa isyu, subukang makuha ang maximum ng impormasyon mula sa iyong mga superyor. Ang iyong kumpanya ay maaaring mangailangan ng isang tukoy na presentasyon, kung saan dapat kang sumunod.

5. 
   

   
   Piliin ang tono ng ulat. Lahat ng mga ulat sa pag-unlad ay hindi kinakailangang pormal. Sa katotohanan, ang mga panloob na ulat sa mga kasamahan o direktang tagapangasiwa ay madalas na nakasulat sa isang nakakarelaks na tono. Ito ang dahilan kung bakit kailangan mong suriin sa iyong pinuno tungkol sa inaasahan niya mula sa iyong ulat.
   • Kung ito ay isang ulat sa isang kliyente o sa isang komite ng pagsusuri sa tesis, inirerekomenda na magpatibay ng isang pormal na tono.
   • Gayunpaman, hindi mahalaga ang isang pormal o impormal na tono, dahil ang pangunahing bagay ay maging malinaw, tumpak at matapat.

Bahagi 2 Pagsulat ng ulat

1. 
   

   
   Piliin ang paglalahad ng iyong dokumento. Bago ka magsimulang magsulat, kakailanganin mong pumili ng isang naaangkop na presentasyon at itakda ang nilalaman at tono ng iyong ulat.
   • Maaari kang gumamit ng isang bullet list. Pinapayagan ka ng pamamaraang ito na maipakita ang iyong impormasyon sa isang malinaw na paraan. Ang mambabasa ay maaaring mag-browse sa iyong e madaling makuha ang kinakailangang impormasyon. Gayunpaman, ang nasabing listahan ay maaaring kakulangan ng pormalismo sa kaso ng isang pansamantalang ulat. Samakatuwid, kung ang ulat ay para sa iyong mga pinuno ng linya, pinakamahusay na gumamit ng isang maikling. Ngunit, kung makipag-usap ka sa mga kasamahan, pumili ng isang email.
   • Tandaan din na isama ang mga tsart o talahanayan. Ito ay partikular na nauugnay kung nagsusulat ka ng isang ulat sa pag-unlad sa isang proyekto kung saan sinusubukan mong makakuha ng pondo o kung sinusubukan mong bigyang-katwiran sa mambabasa ang pondo na iyong natanggap.

2. 
   

   
   Ayusin ang iyong e sa mga talata. Ang isang mahusay na ulat ng pag-unlad ay dapat na malinaw hangga't maaari. Pinakamabuting hatiin ang iyong e sa mga talata, sa impormasyon ng pangkat sa parehong katanungan.
   • Upang maging mas malinaw ang iyong pag-isipan, isipin ang pagdaragdag ng mga subtitle, kaya ang iyong mga mambabasa ay may ideya tungkol sa nilalaman ng bawat seksyon. Kung ang isang punto ay partikular na interes sa kanila, maa-access nila ito nang direkta.

3. 
   

   
   Isulat ang pamagat. Karaniwan, ang pamagat ay inilalagay sa tuktok ng unang pahina, kung ipinakita mo ang iyong dokumento na sumusunod sa mga pahina. Muli, depende ito sa mga patakaran ng pagtatanghal na ginawa ng iyong kumpanya o unibersidad. Samakatuwid, gawin ang kinakailangang mga tseke sa angkop na kurso.
   • Ang pamagat ay dapat isama ang petsa, iyon ay, ang petsa ng pagsusumite ng ulat, ang pangalan at pag-andar ng tatanggap, ang pangalan ng may-akda, ang pagpapaandar nito at ang layunin ng ulat.

4. 
   

   
   Ipasok ang pagpapakilala. Ang seksyong ito ay nagmula pagkatapos ng pamagat. Kadalasan, maaari itong italicized upang maiba ito mula sa pahinga e. Naghahain ito upang magbigay ng isang pangkalahatang-ideya ng proyekto at ang pag-unlad nito. Ipapakita mo ang pag-unlad at mga layunin na nakamit.
   • Siguraduhing isama ang paksa ng ulat. Ipakilala rin ang proyekto, naalala na ito ay isang pag-update sa pag-unlad nito.

5. 
   

   
   Isulat ang katawan ng iyong e. Ang bahaging ito ay maaaring nahahati sa mga seksyon at mga sub-seksyon. Sa katunayan, ito ay mahalagang lamang ng isang mas detalyadong pagpapakilala. Suriin ang mga nilalaman nito at laman ito.
   • Tukuyin ang mga gawain na nakumpleto mula noong huling ulat pati na rin ang mga na isinasagawa.
   • Suriin ang mga problemang nakatagpo, ang mga katanungan na masasagot at ang mga solusyon na maaaring mapanatili.
   • Baksiin at bigyang-katwiran ang mga pagbabagong naganap sa panahon ng proyekto.
   • Maaari mo ring isama ang iba pang mga item tulad ng turnover ng kawani, mga overrun ng gastos, pagkaantala, kahirapan sa pagkuha ng mga dokumento, o mga isyu sa computer at seguridad.

6. 
   

   
   Magsagawa ng mga susunod na hakbang ng proyekto. Ang bahaging ito ay bahagi ng katawan ng ulat. Maghahatid ito upang ipaalam sa mambabasa ang tungkol sa natitirang mga phase ng proyekto. Huwag kalimutang banggitin ang mga problema na maaaring makaapekto sa badyet, pamamahala o oras ng pagtatapos para sa pagkumpleto ng proyekto.
   • Higit sa lahat, huwag pansinin ang anumang pagbabago sa deadline ng proyekto.
   • Iwasan ang pagbuhos ng mga problema. Gayunpaman, huwag mag-alala tungkol sa mambabasa nang hindi kinakailangan at huwag gumawa ng mga pangako na hindi mo mapapanatili.

7. 
   

   
   Ipasok ang kabuuang bilang ng oras na nagtrabaho. Kailangan mong ipakita kung gaano karaming oras ang ginugol mo at ng iyong koponan, kung mayroon ka, sa proyekto. Malalaman ng iyong mga mambabasa na nagtatrabaho ka nang husto, maging ito ang iyong tagapamahala ng linya, ang iyong mga kliyente, o isang ahensya ng gobyerno na maaaring magbigay sa iyo ng pera.

Bahagi 3 Pag-iwas sa Mga Karaniwang Pagkakamali

1. 
   

   
   Mag-ingat na huwag lumihis mula sa iyong paksa. Ang iyong pagsulat ay tama hangga't iginagalang mo ang mga puntong inilarawan sa itaas. Sikaping huwag lumayo sa paksa sa pamamagitan ng pagharap sa mga isyu sa marginal, kahit na ang mga ito ay kawili-wili.
   • Halimbawa, kung ang iyong proyekto ay para sa samahan ng boluntaryo ng isang kaganapan sa sining, maaari kang matukso na magsimula sa isang pagsusuri ng pagkakamali ng estado ng pagpopondo ng sining, ngunit hindi ka talaga makakatulong sa iyo na matukoy ang pag-unlad ng iyong proyekto.

2. 
   

   
   Maging simple. Ang isang pansamantalang ulat ay naglalayong ipakita ang pag-unlad na iyong nagawa, nang hindi nalunod ang mambabasa sa isang stream ng mga salita at mga napakaraming ideya. Ang kailangan mo lang gawin ay nakatuon sa pag-unlad ng proyekto, ang mga hakbang na kailangang gawin at ang mga pagbabago na kailangang gawin.
   • Depende sa tatanggap ng ulat, maaaring kailanganin mong huwag lumampas sa isang tiyak na bilang ng mga salita. Ang isang mabuting patakaran ay ang paglalahad ng kinakailangang impormasyon nang madaling sabi.

3. 
   

   
   Iwasan ang pagiging hindi malinaw. Siguraduhing linawin ang kasalukuyang katayuan ng proyekto. Halimbawa, iwasang magsabi ng isang bagay tulad ng "sumusulong kami upang pondohan ang aming masining na kaganapan". Sa halip, ipakita ang iyong impormasyon sa isang mas malinaw na paraan: "salamat sa dalawang gawad na € 5,000 na ipinagkaloob ng iba't ibang mga institusyong ito, kailangan lamang namin ang € 2,000 upang maabot ang aming target na € 12,000".

4. 
   

   
   Tanggalin ang mga malawak na expression. Tandaan, nais mong sumulat ng isang malinaw at maigsi na ulat. Malinaw, subukang huwag kalat ang iyong e sa mga expression na hindi nagdaragdag sa ulat. Halimbawa, ang mga salitang tulad ng "kabuuang sakuna" o "labis na tagumpay" ay masyadong emosyonal o masyadong hindi malinaw na isama sa isang ulat sa isang kliyente o direktor.

5. 
   

   
   Quote ang iyong mga mapagkukunan. Wastong kilalanin ang mga panlabas na mapagkukunan ng impormasyon, data, at mga graphic na naka-embed sa iyong ulat. Maaari kang magdagdag ng isang pahina kung saan ipapakita mo ang mga mapagkukunang ito.