Paano mag-ayos ng isang demonstrasyon

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Maghanda ng mga buwan nang maaga
• Bahagi 2 Mag-ayos ng dalawang linggo bago
• Bahagi 3 24 oras bago ang kaganapan
• Bahagi 4 Pamamahala ng pagpapatakbo ng kaganapan

Maaari mong isipin na ang pag-aayos ng isang kaganapan ay isang napakalaki ng gawain. Maaaring mangyari ito kung wala kang isang pakiramdam ng organisasyon o pagpaplano. Ngunit panigurado, dahil makikita nating magkasama kung paano gawin, mula sa paghahanda, na maaaring tumagal ng mga buwan, hanggang sa araw ng kaganapan.

yugto

Bahagi 1 Maghanda ng mga buwan nang maaga

1. 
   

   
   Tukuyin ang object ng kaganapan. Ang isang pangunahing parirala o dalawa ay makakatulong sa iyo upang malinaw na tukuyin ang layunin ng iyong kaganapan at panatilihin ito sa konteksto. May balak ka bang sanayin ang mga miyembro ng iyong komunidad? Sinusubukan mo bang kumbinsihin ang mga donor upang tustusan ang ilan sa iyong mga proyekto? Nais mo bang igalang ang ilang mga tao o isang pangkat ng mga tao? Sikaping mabawasan ang saklaw ng iyong pagkilos. Anuman ang iyong gagawin, turuan, hikayatin o parangalan, atbp, sagutin ang tanong: bakit pupunta ka ba upang ayusin ang kaganapang ito?
   • Kunin ito bilang isang pahayag sa misyon. Ang iyong balangkas para sa tagumpay Kapag malinaw mong nalalaman ang nais mong gawin, magiging mas madali para sa iyo na kumilos!

2. 
   

   
   
   
   Magtakda ng mga layunin. Ano ang nais mong makamit ganap ? Hindi kung ano ang bilang ng mga kalahok na magiging o kahit na maganap ang kaganapan, ano ang gusto mo na lumabas sa kaganapang ito? 5 mga tao na tumalikod sa isang bagong sangkap ng iyong samahan? Isang koleksyon ng € 1,000? Isang pagbabago ng kaisipan? Isang masigasig na madla?
   • Kilalanin ang unang tatlong mga bagay na nais mong maisagawa sa pamamagitan ng samahan ng iyong kaganapan at tumuon sa paggawa ng mga ito. Maaari kang magkaroon ng isang layunin sa pananalapi, isang layunin sa lipunan, at isang personal na layunin. Nakasalalay lamang ito sa iyo!

3. 
   

   
   Magtipon ng mga boluntaryo. Kakailanganin mo ng isang mahusay na koponan na may iba't ibang mga kasanayan. Ang iyong mga boluntaryo ay maaaring makatulong sa iyo sa iba't ibang paraan, tulad ng paghahanda ng mga programa, imbitasyon, at poster, o pagho-host ng mga kalahok at pag-aayos pagkatapos ng kaganapan. Sa madaling salita, maaari silang tulungan kang magawa ang trabaho. At kung magagawa mo, magkaroon ng mga boluntaryo na maasahan mo!
   • Tiyaking igagalang ng mga tagapamahala at mga miyembro ng iyong mga koponan ang iyong iskedyul ng trabaho. Ang pakikipagtulungan ay maaaring gawing mas madali ang maraming bagay. Kapag hiniling mo sa kanila na ipahiram ang isang kamay, mula sa simula ay maging malinaw tungkol sa kanilang mga inaasahan at ang kanilang antas ng pagkakasangkot.
   • Kung hindi ka maaaring umarkila ng mga boluntaryo, umarkila ng isang koponan! Ang lahat ay nakasalalay sa likas na katangian ng kaganapan na iyong isinaayos. Ang mga tagapamahala ng site ng host ng iyong kaganapan ay maaaring ilagay sa iyong pagtatapon ng isang koponan, kung hindi, maaari kang dumaan sa isang pansamantalang ahensya sa pagtatrabaho.

4. 
   

   
   
   
   Maghanda ng isang badyet. Dapat mong isama sa iyong badyet ang lahat ng posibleng gastos, kita, donasyon at hindi inaasahang gastos. Kung hindi mo badyet, magtatapos ka sa isang bungkos ng mga panukalang batas sa iyong mga kamay, isang walang laman na pitaka at walang ideya ng pinakabagong problema. Maging makatotohanang mula sa simula upang maiwasan ang mga sorpresa sa araw ng kaganapan.
   • Maghanap ng mga paraan upang bawasan ang iyong mga gastos. Maaari kang kumuha ng mga boluntaryo na gagana nang libre? Maaari ka bang pumili para sa isang mas murang site sa bahay, tulad ng bahay ng isa sa iyong mga kaibigan? Alalahanin na ang isang simple ngunit matagumpay na tugma ay mas kahanga-hanga kaysa sa isang kaganapan na papunta, ngunit ito ay naging isang fiasco.

5. 
   

   
   Magpasya kung saan at kailan. Iyon ang bagay ang pinakamahalaga ang gagawin, pagdating sa iyong kaganapan.Ano ang lugar at kung ano ang petsa na sasabihin ng isang tao: "Oo, makikita ko iyan! Pumili ng isang oras kung ang lahat ay libre, isang madaling ma-access na lugar at isang bagay na maabot mo!
   • Suriin ang kalendaryo ng mga kaganapan sa iyong lugar at alamin ang iyong tagapakinig. Kung target mo ang mga tao na gumugol ng kanilang oras sa bahay, ang iyong pinakamahusay na pagpipilian ay upang ayusin ang iyong pulong sa kapitbahayan, sa araw, marahil ay nag-aalok ng pangangalaga sa bata. Ngunit kung target mo ang mga mag-aaral, pinakamahusay na gaganapin ang iyong pagpupulong sa gabi sa sentro ng lungsod. Kung kaya mo, pumunta sa kung saan ang iyong madla nahanap na.
   • Siyempre, sa ilang mga kaso ay mapipilit mong i-book ang iyong site. Makipag-ugnay sa taong namamahala sa lugar na gagamitin mo sa lalong madaling panahon. Huwag kalimutan na siya ay marahil bilang abala sa iyo!

6. 
   

   
   Mag-isip tungkol sa logistik. Kailangan mo ng logistik para sa lahat. Ano ang mga posibilidad na paradahan? Ano ang mga paraan ng pag-access para sa mga taong may kapansanan? Ano ang maaari mong gawin depende sa laki ng iyong lugar ng pagpupulong? Anong kagamitan ang kakailanganin mo? Anong mga karagdagang item, tulad ng mga inumin, mga badge, brochure, ang kakailanganin mo at mangangailangan ng karagdagang gastos? Gaano karaming mga tao ang kailangan mo para sa kaganapan na tumakbo nang maayos?
   • Isipin ang lahat ng mga isyung ito sa iyong koponan at talakayin ang lahat ng mga aspeto ng problema. Maaari mo bang asahan ang ilang mga hindi inaasahang pangyayari at maiwasan ang mga ito? Mayroon bang mga espesyal na panauhin na dadalo? Kailangan mo bang gumawa ng mga eksepsiyon?

7. 
   

   
   Mag-isip tungkol sa marketing at advertising. Habang ikaw ay nasa, gumawa ng isang poster. Dapat itong maglaman ng petsa, lugar, oras, pangalan ng panauhin, pamagat at tema o slogan ng kaganapan. Dahil mayroon ka pa sa paunang yugto, maaari mong gawin ang iyong oras upang malutas ang mga detalyeng ito. Gayunpaman, kagiliw-giliw na mabilis na gumawa ng isang pansamantalang tala upang magkaroon ng isang komprehensibong pagtingin sa iyong samahan!
   • Mag-isip din ng iba pang mga paraan upang maikalat ang impormasyon. Isang ing? Isang mail? Facebook, o kalahating dosenang iba pang mga website ng kaganapan (higit pang impormasyon nang kaunti pa)? Ano ang kailangan mo bago ang kaganapan upang maakit ang mga kalahok at kung ano ang iyong mga pangangailangan para sa ang kaganapan upang mapanatili ang kanilang interes?

8. 
   

   
   Maging organisado. Malamang na sa oras na ang lahat ay nakalilito sa iyong ulo at hindi mo alam kung paano magsisimula. Huminga ng malalim at buksan ang Excel. Maghanda ng isang pansamantalang kalendaryo ng iyong kaganapan. Lumikha ng ilang mga spreadsheet upang ayusin ang iyong mga ideya. Ito ay maaaring mukhang hindi kinakailangan, ngunit sa dalawang buwan ay binabati mo ang iyong sarili sa paggawa ng trabahong ito.
   • Para sa bawat aktibidad, maghanda ng isang iskedyul na may mga deadline. Isulat ang mga pangalan ng iyong mga nakikipagtulungan at tukuyin ang kanilang mga gawain at mga panahon ng pagpapatupad. Kaya maaari mong ayusin at sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon sila.

Bahagi 2 Mag-ayos ng dalawang linggo bago

1. 
   

   
   Tiyaking maayos ang lahat. Itakda ang petsa at lokasyon ng iyong kaganapan, piliin ang iyong panauhin ng karangalan, ang iyong mga tauhan, ang tema at slogan ng iyong kaganapan. Ano ang mga isyu na posibleng magdulot ng mga problema? Ano ang mga tanong na maaaring lumabas sa huling minuto? Sa puntong ito, dapat mong tapusin ang lahat ng iyong mga detalye.

2. 
   

   
   Magkasama kayo sa iyong koponan. Kunin ang iyong badyet, iskedyul, atbp naaprubahan ng mga miyembro ng iyong koponan at tagapamahala. Dumating ang oras upang suriin at malutas ang lahat ng mga isyu. Naunawaan ba ng iyong mga empleyado ang dapat nilang gawin? Pakiramdam ba nila ay komportable sa buong pamamaraan?
   • Muli, magtipon kasama ang iyong mga nakikipagtulungan at mga boluntaryo upang talakayin ang anumang posibleng mga isyu. Ito rin ang perpektong oras upang makabuo ng isang plano sa pagkilos.
   • Siguraduhin na ang iyong koponan ay walang anumang mga panloob na problema. Manatiling nakikipag-ugnay sa mga pinuno at miyembro ng bawat pangkat, pati na rin ang iyong mga boluntaryo.

3. 
   

   
   Magtala ng mga responsibilidad sa ilan sa iyong mga nakikipagtulungan at italaga ang higit na nakaranas sa kanila upang ayusin ang lahat ng mga aktibidad. Kung ito ay isang kagila-gilalas na kaganapan, singilin ang ilang mga tao upang mag-coordinate ng maraming mga aktibidad, sa ilalim ng pangangasiwa ng isang solong tao na namamahala. Alalahanin na ang mga miyembro ng isang pangkat ay dapat magtiwala sa kanilang pinuno ng pangkat.
   • Sa araw ng kaganapan, isaalang-alang ang magtalaga ng isa o dalawang tao upang matugunan at batiin ang mga kalahok habang nakarating sila sa pinangyarihan. Sa prinsipyo ito ay ang komite ng pagtanggap na responsable sa pagpapasaya sa lahat at nagbibigay ng pakiramdam sa mga kalahok na nasa mabuting kamay.

4. 
   

   
   Siguraduhing panatilihing napapanahon ang mga website na may kaugnayan sa kaganapan. Marahil ikaw ay nasa Facebook at, ngunit mayroong maraming iba pang mga site na magagamit mo upang mas mahusay na maisulong ang iyong kaganapan. Ang Eventbrite, Evite at Meetup ay 3 sa pinakamahalagang site na dapat mong isipin. Kung hindi mo pa sila kilala, pumunta sa internet ngayon!
   • At syempre, huwag kalimutan ang iyong sariling website, ang iyong blog o iyong Facebook page, kung mayroon kang. Maaari kang magpadala ng mga paalala, mag-post ng mga larawan, at pamahalaan ang iyong mga kahilingan sa pagtugon (RSVP). Ang mas aktibo ka, mas mahusay na mapapansin ka ng lahat.

5. 
   

   
   Hilingin sa mga delegado na pondohan at isponsor ang ilang mga aktibidad. Kailangan mong harapin ang maraming gastos sa susunod na mga araw at hindi mo babayaran ang lahat sa iyong bulsa! Magtipon ng hindi bababa sa isang maliit na pera upang masakop ang mga gastos sa pagsisimula, tulad ng pag-upa sa silid at kagamitan at marahil sa mga tagapag-caterer. Maaaring kailanganin mong magbayad para sa ilang mga bagay o serbisyo.
   • Tiyaking mayroon kang isang sapat na pamamaraan ng pangangasiwa para sa pagtanggap, pagkumpirma at pagsingil sa mga serbisyong kakailanganin mo. Kailangan mong subaybayan ang lahat ng iyong ginagawa upang maari mong masangguni ito, kaya mas mahusay mong ayusin ang iyong sarili nang maaga, lalo na kung ang iyong mga kasosyo sa pangangalakal ay gumagawa ng isang mali.

6. 
   

   
   I-advertise ang iyong kaganapan. Maghanda ng mga brochure, magpatakbo ng mga patalastas, ipaalam sa media, gumawa ng direktang mail, gumawa ng mga tawag sa telepono, magpadala ng mga grupo sa mga grupo, at bisitahin ang mga potensyal na kalahok o sponsor. Ano pa ang dapat gawin upang hikayatin ang mga tao na dumating? Mag-ingat upang maikalat ang kumpletong impormasyon na nag-iiwan ng kaunting silid para sa mga katanungan. Ngunit pagkatapos ng lahat, naghahanap ka rin upang pukawin ang pagkamausisa ng iyong madla!
   • Tukuyin ang iyong target na madla. Kung sinusubukan mong maabot ang mga nakatatanda, hindi mo sayangin ang iyong oras sa pagpapadala sa kanila snapchats. Pumunta sa mga lugar na madalas na ginagamit ng iyong mga kalahok at gamitin ang mga tool na pamilyar sa kanila. Magsumikap upang maging napaka-access at kumilos nang normal.

7. 
   

   
   Ipunin ang lahat ng kailangan mo para sa iyong kaganapan. Halimbawa, mga medalya, laro, maliit na souvenir, premyo o sertipiko. Maraming mga bagay at gadget na maaaring hindi napansin para sa isang walang karanasan na mata, ngunit alam mo ang bawat nook at cranny at lahat ng maaaring pumasok doon. At huwag kalimutan ang mga talahanayan, upuan, tunog ng system, mga poster, mga tapyas sa tablecloth at lahat ng mga mahahalagang bagay na ito!
   • Ang tanong na ito lamang ang nararapat sa isang buong sesyon ng pagtatrabaho sa iyong mga tauhan. Huwag itigil ang pag-iisip tungkol dito hanggang sa makita mo ang 5 mga bagay tulad ng mga pen, first aid kit, baterya, ice cream at mga extension. Kailangan mong tiyakin, sa anumang presyo, na nasasakop mo ang lahat.

8. 
   

   
   Ayusin ang iyong sarili para sa lahat. Gumawa ng mga pag-aayos upang kumuha ng litrato at video. Ayusin ang mga paggalaw ng mga panauhin. Gumawa rin ng pag-aayos para sa pagkain at pangkat ng paglilinis. Ang listahan ay maaaring pahabain mula sa araw-araw, ngunit normal ito, dahil inaayos mo ang iyong kaganapan!
   • Alagaan ang pagkain at mga pampalamig. Panahon din upang magplano ng mga espesyal na pasilidad, tulad ng para sa mga taong may kapansanan, atbp. Suriin din kung ang ilang mga kalahok ay mga vegetarian o may mga espesyal na pangangailangan sa pagkain.
   • Magbigay ng mga upuan, lamesa, set, microphones, speaker, computer, likidong crystal projector (LCD), podium, lahat ng kagamitan na kinakailangan upang maayos na mai-set up ang site site.

9. 
   

   
   Ihanda ang listahan ng mga tao upang makipag-ugnay. Kakailanganin mo ang mga numero ng telepono, address at lahat ng iyong mga empleyado. Gayundin, ihanda ang listahan ng mga VIP at ang iyong mga supplier. Ang mga listahang ito ay magiging kapaki-pakinabang kung ang isang tao ay sabsent o huli.
   • Ipagpalagay na huli na ang iyong mga caterer? Marunong ka bang gawin ito? Kinukuha mo ang iyong magandang listahan at binigyan mo sila ng isang tawag. Akala ba talaga nila pupunta ka hanapin ang 100 kg ng hinihingin na baboy na ito? Well, hindi mahalaga. Ibinibigay mo ang listahan kay François at hiniling mo sa kanya na sumama sa kanyang trak sa address na ipinahiwatig. At ito na! Ngayon alam mo kung ano ang kailangan mong gawin, ihinto ang paggamit ng mga ito o maging mas tumpak sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa iyong mga detalye!

10. 
    

    
    Pumunta sa lugar ng kaganapan sa iyong mga empleyado. Maglakbay at suriin nang mabuti ang mga lugar ng paradahan, banyo, berdeng silid, pagkakaloob ng mga pasukan at paglabas. Maghanap ng mga kalapit na lugar kung saan maaari kang gumawa ng mga photocopies o gumawa ng mga tawag sa telepono at gumawa ng mga pagbili kung sakaling may emerhensya. Sa isang salita, sikaping malaman ang lupain bilang iyong bulsa.
    • Makipag-usap din sa iyong contact person. Dapat alam niya ang lugar na mas mahusay kaysa sa sinuman. Mayroon bang isang partikular na problema na kailangan mong malaman? May mga hadlang ba sa oras? Kailangan mo bang panatilihing sarado ang mga pintuan sa ilang oras? Magkakaroon ba, ipinagbabawal ng Diyos, ang mga regular na pag-drill ng sunog sa panahon ng protesta?

Bahagi 3 24 oras bago ang kaganapan

1. 
   

   
   Manatiling kalmado. Halos dumating ka na sa dulo ng iyong mga pangungusap. Napakahalaga na panatilihing malinaw ang iyong mga ideya at manatiling subaybayan. Marami kang ginugol sa paghahanda! Magiging maayos ang lahat. Kung nagpapanatiling kalmado, ang iyong koponan ay kumilos tulad mo at ang kaganapan ay magaganap sa magagandang kondisyon. Bukod dito, ang lahat ay tapos nang napakabilis!
   • Seryoso, halos naabot mo na ang pagtatapos ng iyong mga pangungusap. Pinlano mo ang lahat, naisip mo ang lahat ng posibleng mga problema. Kung may nangyari, malulampasan mo ang kahirapan. At tandaan, walang sisihin sa iyo. Isang maingay na panauhin, hindi pangkaraniwang pagkain, huwag mag-alala nang labis, dahil alam ng mga kalahok na hindi mo makontrol ang lahat. Kaya, mamahinga, ang lahat ay magiging maayos.

2. 
   

   
   Gawin ang huling tseke sa iyong koponan. Siguraduhin na sinabi mo sa lahat ang oras ng kaganapan at kung paano makarating doon. Hindi mo nais ang araw ng kaganapan lahat ng iyong mga empleyado ay tatanungin ka sa parehong oras kung nasaan ang banal na pintuan ng serbisyo na ito.
   • Kahit na hindi ka nakatanggap ng mga katanungan, gawin ang iyong makakaya upang masuri ang pag-uugali ng iyong mga empleyado. Kuntento ba sila sa paglalarawan ng kanilang mga gawain? Naaamoy ba sila sa pagitan nila? Kung hindi, pag-usapan sa kanila at subukang wakasan ang kahirapan nang magkasama. Siguro ang isang tao ay magiging mas komportable sa paggawa ng iba o nagtatrabaho sa ibang tao.

3. 
   

   
   Suriin ang lahat ng mga imbitasyon at sagot na iyong natanggap. Gawin ang listahan ng mga panauhin at singilin ang isang tao na mabilang ang mga naroroon. Sa karamihan ng mga kaso, ang bilang ng mga tao na naroroon iba ng mga taong tumugon. Maaaring nakatanggap ka ng 50 mga sagot na nagpapatunay at nagtatapos sa 5 o 500 na tao ang naroroon. Kaya, kahit na alam ang bilang ng mga tugon na iyong natanggap, maging handa para sa matinding mga sitwasyon!
   • Habang naroroon ka, paalalahanan ang kaganapan sa iyong mga kilalang bisita. Magugulat ka sa bilang ng mga taong sasabihin, "Oh oo, tama na! Bukas bukas di ba? Maiiwasan mo ang pag-iisip sa pamamagitan ng pagbibigay ng isang simpleng tawag sa telepono o pagpapadala ng isang SMS.

4. 
   

   
   Pumunta sa lugar at tiyaking handa na ang lahat. Malinis at magagamit ang silid? Naka-install ba ang elektronikong kagamitan? Nagawa na ba ang mga pagsusuri sa mabuting paggana? Maaari mo bang mai-install nang maaga ang kagamitan, kung kinakailangan? Handa na ba ang mga tauhan?
   • Suriin kung sapat na ang bilang ng mga tao na nangangasiwa sa kaganapan. Siyempre, palaging mas mahusay na magkaroon ng mas maraming mga tao. Maaaring kailanganin mo ang isang tao na maaaring gumawa ng isang kagyat na lahi, mag-host ng isang panauhing pinarangalan, o tumira sa isang hindi inaasahang kaganapan; o upang makakuha ng kape, sa simpleng.

5. 
   

   
   Ihanda ang mga kit ng mga kalahok. Ang bawat kit ay maaaring magsama ng isang bote ng tubig, isang light snack, isang notebook, isang pen, isang buklet, at ang kinakailangang impormasyon. Maaari mo ring isama ang maliit na mga alaala. Ito talaga ang detalye na mag-uudyok sa mga kalahok na isipin na ang kaganapan ay maayos na dinisenyo at maayos na naayos. At iisipin talaga nila na bahala kayong dalawa!
   • Maaari itong nakalaan para sa mga panauhin o sa iyong mga tauhan o pareho! Sino ang hindi gusto tumanggap ng isang granola bar at isang panulat?

6. 
   

   
   Gumawa ng isang script. Ito ay isang listahan na naglalaman ng lahat ng kinakailangang impormasyon na naiuri ayon sa iskedyul at silid. Maghanda ng isang naka-time na programa para sa mga mahahalagang aktibidad. Ang istraktura ng form ay nakasalalay sa iyo. Sikaping huwag i-load ito para sa madaling pagbasa.
   • Kung talagang pumili ka at masigasig, maaari kang magtatag ilang script. Maaaring hilingin sa iyo ng mga nagsasalita para sa isang listahan ng iba pang mga nagsasalita na may kanilang lokasyon at iskedyul. Gusto ng iyong koponan ang listahan ng mga kagamitan, iskedyul at mga patakaran ng mga operasyon sa paglilinis. Kung mayroon kang oras upang ihanda ang mga ito, maaaring maging kapaki-pakinabang ang mga listahang ito.

7. 
   

   
   Maghanda ng isang listahan ng mga aksyon na dapat gawin sa panahon ng kaganapan. Magiging isang sakuna kung nandiyan ka, nandoon ang lahat, naroon ang lahat at bigla mong napagtanto na nakalimutan mo sa bahay ang 1,200 goblet para sa kape. Masisira mo ang lahat. Kaya, gumawa ng isang checklist at dalhin sa iyo ang lahat ng kakailanganin mo!
   • Kung ang mga bagay ay may posibilidad na maipon, magtalaga ng isang tiyak na gawain sa bawat miyembro ng iyong koponan. Kaya, sa araw ng kaganapan, hindi mo sasayangin ang iyong oras na tumatakbo pakanan at kaliwa, mga bantas na mga krisis. Dalawang higit pang mga kamay ang nagpapagaan sa pasanin ... habang sinasabi ang sinasabi.

Bahagi 4 Pamamahala ng pagpapatakbo ng kaganapan

1. 
   

   
   Maging maaga sa site ng kaganapan sa iyong mga kawani at boluntaryo. Suriin na ang lahat ay naroroon at tiyaking gumagana nang maayos ang elektronikong kagamitan. Mayroon bang mga huling minuto na katanungan? Kung mayroon kang oras na natitira, magbigay ng inumin, sabihin sa kanila ang ilang mga salita ng paghihikayat, at pagkatapos ay bigyan sila ng pahinga! Nararapat mo ito. Handa ka na.
   • Siguraduhing nagsusuot ang mga tagapag-ayos ng isang natatanging badge o iba pang insignia, upang madali silang makahanap ng mga kalahok kung kinakailangan. Minsan ang suot na pagod ay hindi sapat.

2. 
   

   
   I-install ang lahat. Sa loob at labas. Kailangan mo bang mag-hang ng mga lobo sa mailbox o isang billboard sa sulok? At ano sa palagay mo ang mga pintuan at pangunahing pasukan ng pasukan? Kung ang mga kalahok ay kailangang mag-navigate ng isang kumplikadong landas, ilagay ang maraming mga palatandaan hangga't maaari upang mas mahusay na gabayan sila.
   • Huwag kalimutan ang mga malugod na banner at nagbibigay ng impormasyon sa mga banner na lubhang kapaki-pakinabang. Tandaan na gawing mas madali para sa mga kalahok na mahanap ang lokasyon ng kaganapan. Nagpunta ito nang walang sinasabi!
   • Mag-install ng isang pagtanggap at desk ng rehistro. Pagdating sa site, dapat tandaan ng mga kalahok kung ano ang kailangan nila upang gabayan ang kanilang sarili. Kung hindi, maaaring tumakbo sila sa paligid at hindi komportable.Naaalala mo ba ang reception committee na napag-usapan namin kanina? Maglagay ng isang tao sa pasukan upang batiin ang mga kalahok at sagutin ang kanilang mga katanungan.
   • Mag-post ng ilang musika! Maaari itong alisin ang anumang kahihiyan na kung hindi man ay nadagdagan ang kalooban.

3. 
   

   
   Siguraduhin na ang mga mahahalagang tao ay may kamalayan sa mga kaganapan. Kung huli ang isang tagapagsalita, ayusin ang iyong iskedyul at ipaalam sa mga interesadong partido. Kung ang pagkain ay tumatagal ng mas mahaba kaysa sa inaasahan, dapat mong alerto ang mga ito sa pagbabago ng programa. Ito ay bihirang para sa mga bagay na pupunta ayon sa iskedyul, siguraduhing ipaalam sa mga tao ang mga pagbabagong naganap.

4. 
   

   
   Kumuha ng mga larawan! Marahil ay nais mong mapanatili ang mga alaala sa iyong kaganapan. At ang nakakakita ng isang taong naglalakad-lakad gamit ang isang camera ay maaaring mapukaw ang mga kalahok. Huwag kalimutan ang banner ng sponsor, sa iyo, ang pasukan, pagtanggap, atbp. Siguro maaari mong gamitin ang mga ito sa susunod na taon!
   • Kung maaari, tanungin ang isa sa iyong mga kaibigan o isang propesyonal na litratista na pangalagaan ang lahat ng mga detalyeng ito. May sapat kang dapat gawin! Ngunit kailangan mong alagaan ang iyong mga bisita, kaya kumuha ng isang tao na mag-alaga ng mga larawan, atbp.

5. 
   

   
   Mag-alok ng souvenir. Ang iyong mga kalahok ay maaaring may natutunan ng isang bagay sa pamamagitan ng pagdalo sa iyong kaganapan, at nais mo na iwanan nila ang pag-iisip tungkol sa isang bagay o pagtatanong o pag-iisip tungkol sa pagkilos. Kaya ipamahagi ang isang flyer o isang bagay na maaari nilang gawin sa kanila upang mabigyan sila ng mga ideya kumilos pagkatapos ng kaganapan.
   • Tandaan na lumikha ng isang forum para sa puna. Bigyan ang pagkakataon ng mga kalahok na mag-follow up, sabihin kung ano ang iniisip nila, magmungkahi ng mga pagpapabuti at ibahagi ang kanilang mga nais para sa susunod na kaganapan. At syempre, paano nila pinapadali!

6. 
   

   
   Linisin ang lugar ng pagtanggap! Itaas ang electric meter, kunin ang mga banner, alisin ang mga talahanayan, atbp. Ibalik ang mga lugar sa kanilang orihinal na sitwasyon, tulad ng nauna sila sa kaganapan. Mahalaga ito lalo na kung nag-upa ka ng silid at nais mong bumalik. Maaaring singilin ka ng mga nagmamay-ari ng bayad, na maaari mong iwasan kung hindi man. Hatiin ang mga gawain upang gawing madali ang operasyon.
   • Suriin na walang mahalagang nakalimutan sa lugar at kung gayon, mag-set up ng isang nawalang serbisyo sa pag-aari
   • Bigyang-pansin ang taong namamahala sa lugar, ang mga pinsala na maaaring dumating sa panahon ng kaganapan. Mas mainam na maging matapat at direkta.
   • Alagaan ang basura at kumilos sa loob ng iyong makakaya. Ang paglilinis ng serbisyo ay mag-aalaga sa isyung ito.

7. 
   

   
   Alagaan ang lahat ng mga gawain na lumabas mula sa pagdaraos ng iyong kaganapan. Sa katunayan, nakasalalay ito sa likas na katangian ng kaganapan na pinag-uusapan. Maaaring hindi na kailangan mong gawin, ngunit maaari mo ring tapusin ang isang mahabang listahan ng mga tao upang magpasalamat at isang resipe upang pamahalaan. Narito ang ilang mga ideya upang magsimula.
   • Salamat sa lahat ng iyong mga miyembro ng koponan, mga boluntaryo at sponsor. Hindi mo maaaring gawin ang iyong kaganapan nang wala sila!
   • I-update at tapusin ang iyong mga account. Ang gawaing ito ay dapat makumpleto nang mabilis hangga't maaari. Ito ay mas mahusay na magkaroon ng isang minimum na mga detalye upang ayusin.
   • Mag-ayos ng isang pasasalamat na pagtanggap sa iyo para sa lahat ng mga tumulong sa iyo, dapat maramdaman ng iyong kawani na pinahahalagahan at pakiramdam ng iyong mga donor na nakilahok sila sa isang mabuting dahilan.
   • Bigyan ang mga taong nababahala ng mga souvenir o brochure.
   • Ipamahagi sa mga sponsor at ang mga tao ay nag-aalala sa kanilang bahagi ng recipe.
   • Mag-post ng mga larawan ng kaganapan sa iyong website.

8. 
   

   
   Magsagawa ng isang pulong sa pagsusuri pagkatapos ng kaganapan upang mapagbuti ang iyong samahan sa hinaharap. Ngayon na nakumpleto mo na ang lahat, may iba bang mga bagay na nagawa mong gawin? Anong mga bagay ang nagtrabaho nang maayos at alin ang hindi gumana? Papayag ka bang ayusin muli ang gayong kaganapan? Ano ang natutunan mo?
   • Kung nakatanggap ka ng feedback, isaalang-alang ito. Kung ang iyong mga bisita ay hindi, hilingin sa iyong kawani na gawin ito! Ano ang naiisip nila sa kaganapan? Hindi bababa sa, pinahahalagahan ba nila ang kanilang mga sarili? Syempre dahil mayroon silang isang granola bar at pen, hindi ba?