Paano isulat ang mga patakaran at pamamaraan ng iyong kumpanya

Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Ang pagtukoy ng iyong mga layunin
• Bahagi 2 Pagsulat ng mga patakaran ng iyong kumpanya
• Bahagi 3 Pagsulat ng mga pamamaraan
• Bahagi 4 Pag-unawa sa mga ligal na aspeto
• Bahagi 5 Pagsulat ng manu-manong mismo

Sa artikulong ito: Ang pagtukoy sa iyong mga layuninPagsasaad ng mga patakaran ng iyong kumpanyaPagsasaayos ng mga pamamaraanNagtatala ng mga ligal na aspetoPagsasaad ng manu-manong mismo17 Mga Sanggunian

Ang mga patakaran at pamamaraan ng isang kumpanya sa pangkalahatan ay pinagsama ang mga patakaran, patnubay, prayoridad at mga prinsipyo ng samahan. Madalas silang isinasama sa isang manu-manong magagamit sa mga empleyado. Kung nagtataka ka kung paano magsulat ng isang manu-manong patakaran at pamamaraan, depende ito sa iyong mga layunin.

yugto

Bahagi 1 Ang pagtukoy ng iyong mga layunin

1. 
   

   
   Gumawa ng isang listahan ng mga layunin. Bilang isang tagapamahala o may-ari, kailangan mong malaman kung ano ang iyong mga layunin sa negosyo. Mag-isip tungkol sa mga layunin para sa mga benta, para sa mga empleyado at para sa pamamahala ng iyong kumpanya. Bilang karagdagan, isipin kung paano mo nakikita ang kumpanya sa loob ng ilang taon.
   • Magtakda ng mga tiyak na layunin, ngunit makakamit din at karapat-dapat sa pagsisikap. Halimbawa, bilang bahagi ng mga patakaran at pamamaraan na nakabalangkas sa manu-manong, magtakda ng makatotohanang mga layunin sa pananalapi at makakamit ang mga layunin para sa pagganap ng empleyado.
   • Magtakda ng mga layunin at mangako upang maabot ang mga ito bilang may-ari o manager. Ang pagtatakda ng mga layunin para sa iyong negosyo ay ang unang hakbang sa pagbuo ng mga patakaran at pamamaraan at pagsubaybay ay mahalaga lamang.

2. 
   

   
   
   
   Gumawa ng isang listahan ng mga gawain at pamamaraan. Mag-isip tungkol sa mga aktibidad at pang-araw-araw na gawain ng iyong negosyo. Ilarawan ang bawat gawain na dapat gawin bawat araw upang matiyak ang maayos na operasyon.
   • Itanong sa iyong sarili ang sumusunod na tanong: alin sa mga gawain ang nangangailangan ng pormal na mga tagubilin? Anong mga pamamaraan ang dapat isagawa nang eksakto sa parehong paraan? Sa halip na tumuon sa mga ordinaryong gawain na hindi nangangailangan ng maraming pagtuturo, palawakin ang iyong mga abot-tanaw!

3. 
   

   
   Gumawa ng isang listahan ng mga problema at posibleng mga solusyon. Ang mga patakaran sa pangangalakal ay nakakatulong sa pagpapanatili ng mga operasyon ng negosyo at pahintulutan ang mga empleyado na makamit ang ilang mga pamantayan sa pagganap. Isipin ang mga problemang maaaring lumitaw kung walang mga patakaran sa pamamahala sa lugar. Makakatulong ito sa iyo ng maraming pagsulat sa iyong manu-manong.
   • Kung nag-iisip tungkol sa mga posibleng problema, bumalangkas ng ilang mga solusyon. Mag-isip ng mga katanungan tungkol sa pang-araw-araw na mga aktibidad ng kumpanya, kabilang ang mga isyu sa pananalapi, pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado at customer, at pag-uugali ng kawani.

Bahagi 2 Pagsulat ng mga patakaran ng iyong kumpanya

1. 
   

   
   
   
   Gumawa ng isang listahan ng mga kategorya. Pagkatapos mag-isip tungkol sa mga posibleng mga problema na dapat na nabanggit, ipangkat ang mga ito sa mga kategorya. Narito ang ilang mga posibleng kategorya: kaligtasan, pagpaplano, pagmamaneho, suweldo, benepisyo, bakasyon at diskriminasyon.
   • Kapag nag-iipon ng isang manu-manong, ang pag-uuri ng iba't ibang mga patakaran ay makakatulong sa iyo ng maraming sa pag-aayos ng dokumento. Bilang karagdagan, pinapayagan ka nitong matukoy ang pinakamahalagang patakaran at ilarawan ito nang mas detalyado.

2. 
   

   
   Gumamit ng isang pangkalahatang presentasyon upang detalyado ang mga patakaran. Pinapayagan ng outline ang karagdagang paggalugad ng bawat kategorya o patakaran at nagdaragdag ng detalyadong mga probisyon at mga elemento kung kinakailangan. Gumamit ng mga numero upang ayusin ang bawat seksyon o kategorya.
   • Magsimula sa isang maikling paglalarawan. Matapos isulat at suriin ang lahat ng iyong mga unang ideya, maaari kang bumalik sa mga unang seksyon at palawakin ang mga ito kung kinakailangan.

3. 
   

   
   Isipin ang mga bunga ng hindi pagsunod sa mga patakaran. Ang ideya ay upang patakbuhin ang kumpanya nang maayos at sundin ang isang tiyak na pattern, ngunit ang mga patakaran ay nagsisilbi rin bilang isang nakasulat na dokumento upang harapin ang anumang mga paglabag sa patakaran. Ito ay lalong mahalaga kung ang isang aksyon ay kailangang gawin bilang isang resulta ng isang problema.
   • Ang mga patakaran, kung kasama sa isang pormal na dokumento, ay maaaring ilarawan ang mga ligal na karapatan at obligasyon ng mga empleyado at kumpanya. Kapag isinusulat ang manu-manong, isipin ang tungkol sa mga batas na nalalapat sa iyong bansa at kasama ang mga patakaran na nagbabawal sa diskriminasyon at panliligalig sa lugar ng trabaho, halimbawa.

4. 
   

   
   Itakda ang malinaw na mga patakaran sa pagpapaalis. Kung kailangan mong mag-apoy ng isang empleyado para sa paglabag sa panuntunan, ang nakasulat na mga patakaran ay dapat gamitin bilang katibayan kung ang taong pinag-uusapan na inaangkin na natapos nang walang dahilan. Mag-book ng isang seksyon sa manu-manong patungkol sa iba't ibang mga pamamaraan at hakbang ng isang pagpapaalis.
   • Dapat ka ring magkaroon ng isang seksyon sa patakaran sa pangangalap. Halimbawa, maaaring mangailangan ka ng isang tseke sa background bago umupa o tukuyin ang isang panahon ng pagsubok bago pormal ang kontrata. Malinaw na tukuyin ang mga salitang ito sa mga patakaran ng kumpanya.

5. 
   

   
   Palaging gumamit ng malinaw at aktibong wika. Mahalagang malinaw na ilarawan ang lahat ng mga patakaran upang maiwasan ang anumang hindi pagkakaunawaan o maling pagkakaunawaan. Kung napagtanto mo na ang isang probisyon ay maaaring kahulugan nang naiiba, isaalang-alang ang muling pagsulat nito.
   • Halimbawa, sa halip ay ilarawan sa ilang mga pangyayari, ang empleyado ay maaaring bibigyan ng karagdagang pag-iwan sa kaganapan ng pagkawala ng sakit, maaari mong muling tukuyin ang font na ito tulad ng sumusunod: Ang karagdagang iwanan para sa sakit sa pahinga ay maaari lamang aprubahan sa tahasang pahintulot ng manager.

Bahagi 3 Pagsulat ng mga pamamaraan

1. 
   

   
   Tukuyin ang mga gawain na nangangailangan ng detalyadong mga pamamaraan. Hindi ito lahat ng mga ordinaryong gawain o insidente na nangangailangan ng detalyadong tagubilin. Unahin ang mga gawain o pamamaraan na kailangang isagawa nang palagi, tulad ng payroll o pag-iskedyul.
   • Kapag nagpapasya kung aling mga pamamaraan upang tukuyin nang detalyado sa dokumento, isaalang-alang ang mga sumusunod na katanungan: Ang oras ba ay nauubos o kumplikado? Ang mga kahihinatnan ng mga pagkakamali ay magiging seryoso? May malaking pagbabago bang ipinatupad kamakailan? Ang mga pamamaraan ba ay nangangailangan ng mga makabuluhang pormal na administratibo? Ang mga pamamaraan ba ay may posibilidad na lituhin ang mga empleyado?

2. 
   

   
   Ipunin ang kinakailangang impormasyon para sa bawat pamamaraan. Bago mo mai-detalye ang iba't ibang mga pamamaraan, dapat mong malaman ang lahat ng mga hakbang at lahat ng mga aspeto. Isaalang-alang ang mga isyu na pinalaki ng mga empleyado noon at ang mga problemang nakaranas mo.
   • Kahit na sa lahat ng impormasyong kailangan mo, maaaring kapaki-pakinabang na manatili sa pangunahing impormasyon kapag isinulat ang dokumento. Mag-isip tungkol sa kung ano ang kailangan ng mambabasa o empleyado upang maunawaan ang mga pamamaraan at ipatupad ang mga ito.

3. 
   

   
   Maging malinaw at tumpak. Palaging gumamit ng aktibong boses kapag nagsusulat ng mga pamamaraan at maiwasan ang paggamit ng masyadong maraming mga salita. Kinakailangan na gumamit ng wika na madaling maunawaan, iwasan ang anumang jargon na hindi maintindihan ng mga bagong empleyado.
   • Halimbawa, sa halip ay ilarawan ang mga payslip ay dapat na mai-deposito sa mga account, isulat lamang ito: ideposito ang mga payslips sa mga account.

Bahagi 4 Pag-unawa sa mga ligal na aspeto

1. 
   

   
   Sumulat ng isang seksyon sa mga patakaran na kontra sa diskriminasyon. Ang lahat ng mga kumpanya ay dapat magpatibay ng mga patakaran sa anti-diskriminasyon. Kaya siguraduhing isama ang impormasyong ito sa manu-manong, bigyang-diin na inaasahan mong igagalang ng mga empleyado ang mga hakbang na ito sa lugar ng trabaho.
   • Isama ang impormasyon tungkol sa equity equity, pagsasakatuparan ng mga karapatan sa kapansanan at panggugulo. Banggitin kung ang mga posibleng batas na nagbabawal sa diskriminasyon at panliligalig.

2. 
   

   
   Siguraduhin na ang lahat ng tinukoy na mga patakaran ay ligal. Maghanap sa Internet upang matiyak na ang lahat ng mga patakarang iyong itinatag ay ligal at patas. Maaari ka ring makipag-ugnay sa mga may-katuturang awtoridad sa iyong bansa para sa karagdagang impormasyon.
   • Kung maaari, kumunsulta sa isang abogado sa paggawa at hilingin sa kanila na suriin ang mga naitatag na patakaran bago ipatupad ang mga ito. Bilang isang may-ari ng bahay, ang pagkakaroon ng isang abogado na maaari kang kumunsulta nang regular ay isang magandang ideya.

3. 
   

   
   Magkaroon ng lahat ng mga bagong proyekto na nilagdaan ng mga empleyado. Ang mga bagong empleyado ay dapat ding aprubahan at pirmahan ang dokumento at makatanggap ng isang kopya ng manu-manong para sa mabilis na sanggunian kung kinakailangan. Bilang karagdagan, ang anumang mga pagbabago sa dokumento ay dapat na muling lagdaan ng lahat ng mga empleyado. Papayagan sila na matiyak na kinakailangan silang sumunod sa mga patakarang ito kung ang alinman sa partido ay magsisimula ng mga ligal na paglilitis sa hinaharap.
   • Ang mga menor de edad ay hindi maaaring legal na mag-sign ng isang kontrata. Kung nais mong umarkila ng isang tao sa edad na 18, tiyaking nakuha mo ang nakasulat na pahintulot ng isang tagapag-alaga upang tapusin ang kontrata bilang isang panukalang pang-iingat.

Bahagi 5 Pagsulat ng manu-manong mismo

1. 
   

   
   Ayusin ang impormasyon sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod. Magsimula sa mas pangkalahatang mga katanungan at magpatuloy sa mas tiyak na mga katanungan. Halimbawa, sa halip na magsimula sa pamamagitan ng pagtalakay sa mga benepisyo, mas mahusay na unang ilarawan ang proseso ng pag-recruit o pagiging karapat-dapat.
   • Magsimula sa isang paglalarawan ng mga layunin ng negosyo tulad ng orihinal na tinukoy. Sumulat ng isa o dalawang magkakaugnay at malinaw na mga talata na maikling binabalangkas ang nilalaman ng manu-manong, ang mga inaasahan ng iyong mga empleyado pati na rin sa iyo.
   • Siguraduhing ayusin ang manu-manong na may mahusay na tinukoy na mga kategorya at mga suskrisyon. Pagkatapos ay lumikha ng isang talahanayan ng mga nilalaman para sa mabilis na sanggunian.

2. 
   

   
   Gumamit ng mga imahe, tsart, at mga talahanayan. Dahil ang ilang mga tao ay mas visual kaysa sa iba, ang pagkakaroon ng mga imahe, graphics, at mga talahanayan sa manu-manong ay maaaring mapadali ang pag-unawa sa mga konseptong tinalakay sa dokumento. Ang mga visual na elemento ay tumutulong upang gawing simple ang iba't ibang mga pamamaraan at mga patakaran.
   • Halimbawa, maaaring maging matalino na gumuhit ng isang talahanayan na nakalista ang iba't ibang mga pamagat ng trabaho at ang kanilang mga function. Maaari itong maglingkod bilang isang mabilis na gabay sa sanggunian. Ang isa pang pagpipilian ay ang isama ang isang talahanayan na may mga katanungan at sagot na maaaring kumunsulta sa mga empleyado kung kinakailangan.

3. 
   

   
   Gawin ang manu-manong magagamit sa lahat ng mga empleyado. Sa isip, ang mga bagong empleyado ay dapat makatanggap ng isang kopya ng manu-manong sa oras ng pag-upa at kasalukuyang mga empleyado ay dapat makatanggap ng mga bagong kopya kapag ang mga pagbabago ay ginawa sa dokumento. Kung maaari, hilingin sa mga empleyado na pirmahan ang isang kontrata na nagsasabi na naiintindihan nila at inaprubahan ang mga nilalaman ng manu-manong.
   • Panatilihin ang mga kopya ng manu-manong sa iyong lugar ng trabaho at magkaroon ng ilang mga digital na kopya upang baguhin ang dokumento kung kinakailangan. Ang layunin ay upang matiyak na ang mga patakarang ito at pamamaraan ay mahusay na nauunawaan at naipatupad. Kung may problema, gumamit ng manu-manong upang magpasya kung ano ang gagawin.